Đối với những văn phòng có diện tích nhỏ thì dòng máy photocopy nhỏ để bản cũng là một trong những sự lựa chọn hợp lý nhưng dòng máy này lại có tốc độ thấp và không hỗ trợ nhiều chức năng, bạn có thể lựa chọn dòng máy photocopy lớn hơn một chút những vẫn đảm bảo tiết kiệm được diện tích văn phòng của mình.

Vị trí nên đặt máy photocopy

Trước tiên vị trí đặt máy photocopy cần phải thoáng mát, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp, không để gần nguồn nước hay là những nơi ẩm thấp. Không nên đặt máy photocopy trong văn phòng kín vì nhiệt tỏa ra xung quang từ máy photo sẽ rất lớn có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe người sử dụng.

Tránh kê sát vào tường để bảo đảm sự tỏa nhiệt của máy, cần có ổ cắm riêng cho máy để tránh tình trạng sử dụng chung sẽ dẫn đến cháy nổ hay chập điện.

Nếu như không gian văn phòng của bạn quá nhỏ mà bạn vẫn phải sử dụng máy photocopy thì dòng máy photocopy bàn là một sự lựa chọn dành cho bạn. Có đầy đủ các chức năng hỗ trợ cho việc in ấn và còn tiết kiệm được diện tích cho không gian của văn phòng.

Vì sao cần lựa chọn vị trí đặt máy photocopy?

Việc lựa chọn vị trí đặt máy photocopy phù hợp rất quan trọng, bởi nếu bạn đặt máy ở vị trí không thích hợp sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động, giảm độ bền cũng như khiến máy dễ hỏng hóc.

Tầm quan trọng của vị trí lắp đặt có thể kể đến như:

Đảm bảo không gian thoát nhiệt

Hầu hết các thiết bị, máy điện tử đều được sản xuất sử dụng nguồn điện để hoạt động. Trong đó, các loại máy photocopy cũng sử dụng nguồn điện để tạo nhiệt từ lô sấy và làm nóng chảy mực, ép mực lên giấy cho ra bản photo hoàn chỉnh giống như bản gốc. Đặc điểm của các thiết bị trong khi hoạt động đó là phải thoát nhiệt liên tục để duy trì độ ổn định. Chính bởi vậy, khi chọn vị trí lắp đặt máy photocopy, quan trọng là bạn phải đặt cách mặt tường hay mặt bàn một khoảng cách nhất định để đảm bảo không gian thoát nhiệt.

Hạn chế tiếng ồn ảnh hưởng công việc

Ngoài đặc điểm thoát nhiệt liên tục trong quá trình hoạt động thì các thiết bị điện tử hay máy photocopy cũng đều phát ra tiếng ồn trong khi hoạt động. Đặc biệt, với nhiều dòng máy đời cũ thì tiếng ồn phát ra đặc biệt nghiêm trọng và sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc cũng như tâm lý của người dùng. Hơn nữa, những dòng máy photocopy đa chức năng khi hoạt động liên tục với tần số cao thì càng tạo ra nhiều tiếng ồn lớn. Do đó, việc lựa chọn vị trí đặt máy cũng cần đảm bảo không quá sát với người dùng để hạn chế tiếng ồn, tránh làm ảnh hưởng đến công việc.

Dễ dàng vệ sinh và bảo trì định kỳ

Tại những văn phòng hay tổ chức có quy mô lớn, khối lượng tài liệu hay hình ảnh cần sao chụp, in ấn mỗi ngày đều rất lớn. Chính bởi vậy, máy photocopy có thể phải hoạt động liên tục trong suốt cả ngày, điều này khiến máy dễ bị bắt bụi bởi các yếu tố ảnh hưởng do môi trường, hoạt động của người dùng. Vì thế, sau một thời gian nhất định, người dùng sẽ cần vệ sinh và bảo trì máy để đảm bảo độ bền. Với yếu tố này, khi bảo trì hay vệ sinh, kỹ thuật viên sẽ cần một không gian thoải mái để thực hiện thao tác. Mà với trọng lượng của máy photocopy thường rất nặng thì việc đặt tại một vị trí rộng rãi, không vướng víu để dễ dàng vệ sinh, bảo trì là rất quan trọng.

Lưu ý khi lựa chọn vị trí đặt máy photocopy

Dựa theo tầm quan trọng của vị trí đặt máy, có một số lưu ý bạn sẽ cần ghi nhớ khi lựa chọn nơi đặt máy photocopy tại văn phòng, không gian kinh doanh.

Tuyệt đối không được đặt máy photocopy tại những khu vực có độ ẩm cao hay dễ bị ảnh hưởng bởi hơi nước.

Không nên đặt máy ở những vị trí bị ảnh hưởng trực tiếp bởi ánh sáng mặt trời.

Khi lựa chọn vị trí đặt máy, hãy ưu tiên nơi rộng rãi, không bị hạn chế thao tác hay bị ngăn bởi vật nào đó.

Việc lắp đặt và sử dụng máy cần thực hiện theo hướng dẫn chi tiết của nhà sản xuất, không tự ý lắp đặt để đảm bảo hoạt động.

Khoảng cách đặt máy tối thiểu cách với mặt tường phải đảm bảo khoảng 10 cm.

Tóm lại, việc lựa chọn vị trí đặt máy photocopy bạn cần lưu ý phải đặt ở nơi có không gian rộng rãi, thuận tiện cho việc vệ sinh, hạn chế tuyệt đối các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường như độ ẩm hay ánh sáng mặt trời để đảm bảo độ bền, kéo dài tuổi thọ sử dụng tốt hơn.

Gợi ý vị trí đặt máy photocopy phù hợp

Hiện nay có rất nhiều dòng máy photocopy được nghiên cứu sản xuất và cung cấp trên thị trường với kiểu dáng khác nhau. Chính vì vậy, việc lựa chọn vị trí để lắp đặt máy photocopy cũng phải dựa theo kích thước và kiểu dáng của các dòng máy. Có một số gợi ý về vị trí lắp máy photocopy phù hợp dành cho khách hàng mà Rapi muốn chia sẻ đó là:

Máy photocopy sở hữu kiểu dáng gọn nhẹ, kích thước nhỏ: Nhiều dòng máy hiện nay được sản xuất tích hợp đa năng với kiểu dáng nhỏ gọn có thể đặt ngay trên làm việc hoặc trên nóc các vật dụng khác.

Máy photocopy sở hữu kích thước trung bình: Những dòng máy này sẽ kén vị trí đặt hơn và bạn nên đặt cách bàn làm việc từ 1m.

Máy photocopy sở hữu kích thước lớn: Những dòng máy này yêu cầu không gian lắp đặt phải rộng rãi, không bị ngăn cản hay vướng víu bởi các vật dụng khác. Vị trí tốt nhất là đặt ở góc tường không bị ánh sáng chiếu tới.

Cụ thể hơn:

Với các dòng máy photocopy A4 kích thước nhỏ thì có thể tiện lợi đặt máy ngay trên bàn làm việc.

Với các dòng máy photo A3 có kích thước và tốc độ trung bình 30 – 50 trang/phút thì chỉ cần một khoảng cách vừa đủ. Cách vị ngồi khoảng hơn 1m là được.

Đối với các dòng máy photocopy lớn, tốc độ in từ 60 bản/phút trở lên, phải đặt máy ở vị trí rộng thoáng.