Để giúp bạn tránh những sự cố trong khi in ấn, bài viết điểm qua một số trường hợp trục trặc thường gặp nhất và hướng khắc phục chúng. Hy vọng các bạn sẽ sử dụng chiếc máy in một cách hiệu quả hơn.

Không có gì xuất hiện khi bạn cố in:

Không thể in bất cứ nội dung gì là sự cố in thông thường nhất nhưng cách khắc phục thường cũng đơn giản nhất:

- Với máy in cục bộ: Bạn phải kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính hay chưa (!).

- Với máy in mạng: Cần kiểm tra thêm dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in, và đặc biệt cần xem xét lại quyền sử dụng máy in mạng có thiết lập dành cho bạn hay không(!)

Xuất hiện các đốm mực trên tài liệu được in ra

Đây là trường hợp khá phổ biến do chúng ta bảo quản giấy không đúng cách dẫn đến giấy bị ẩm khi in, hay sử dụng giấy in kém chất lượng. Bên cạnh đó yếu tố về chất lượng mực in mà đang sử dụng cũng cần xem xét lại. Hướng giải quyết cho trường hợp này cũng khá đơn giản, bạn cần làm vệ sinh cho thiết bị đầu in và thay thế giấy in có chất lượng hơn.

Các lề và các ngắt dòng trên các trang của bạn đều không thích hợp:

Các lề của bạn quá rộng hoặc bạn in trên giấy có kích cỡ không chính xác (rất hay gặp nếu bạn nhận tài liệu từ một người khác). Trong trường hợp này hãy chọn File/Page Setup, nhấn tab Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy Word sẽ dùng để in tài liệu. Nếu bạn thấy mục Paper Size là "A4 21x29.7 cm" thì đây là một khổ giấy tiêu chuẩn. Nhấp Cancel trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này:

1. Chọn Tools/Options để mở hộp thoại Options.

2. Chọn tab Print.

3. Chọn hộp kiểm Allow A4/Letter Paper Resizing nếu nó chưa được chọn và nhấp OK.

4. In tài liệu của bạn

Gặp khó khăn khi in các tài liệu được chia ra nhiều phần

Việc in các tài liệu được tổ chức thành các phần (section) riêng biệt là điều rắc rối, đặc biệt nếu mỗi phần có sơ đồ đánh số riêng của nó (ví dụ, các trang trong phần thứ nhất của tài liệu - phần mục lục chẳng hạn - không được đánh số).

Cho nên việc in đúng số trang theo nhu cầu và nhanh chóng cũng là điều khó khăn. Vì vậy bạn hãy tham khảo các tham số đặc biệt khi in của Section ( tham số có dạng PxSx - trong đó P viết tắc bởi chữ Page, S viết tắc bởi chữ Section, x là đại diện cho số thứ tự của Page và Section ), đây là các tham số được cung cấp thêm nhằm hỗ trợ cho người dùng dễ dàng và chủ động hơn khi in. Các tham số này ta gõ vào tuỳ chọn Pages trong hộp thoại Print và không phân biệt chữ thường với chữ hoa .

Một số ví dụ:

+ S1 : In toàn bộ các trang của phân vùng Section 1.

+ P1 : In trang 1 của tài liệu

+ P1S1 : Chỉ in trang 1 của Section 1

+ P1S2-P4S6: In từ trang 1 của Section 2 đến hết trang 4 của Section 6.

+ PS3: In tất cả các trang trong Section 3

Lưu ý :

+ Nếu như chúng ta kết hợp hai tham số S và P khi in thì tham số P luôn đứng trước tham số S, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo " This is not a valid print range"

+ Để nhận biết trang tài liệu cần in thuộc trang thứ mấy, section bao nhiêu thì bạn quan sát ở thanh trạng thái (Status) ở cuối màn hình.

Hình ảnh không được in ra:

Máy tính của bạn có thể thiếu bộ nhớ. Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu như vậy vẫn không được gì, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây :

+ Chọn File/Print và nhấp nút Options trong hộp thoại Print. Trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đảm bảo hộp kiểm Drawing Object đã được chọn.

+ Cũng trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để yêu cầu Word in các tài liệu với ít định dạng hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với các tài liệu trong giai đoạn sửa bản in.

Header và Footer xuất hiện không chính xác hoặc thiếu

Chuẩn đoán và kê toa: Nếu header và footer của bạn không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề dành cho header hay footer hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang. Để tạo nhiều chỗ trống hơn cho các header và footer, hãy chọn File/Page Setup, chọn tab Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Đi đến tab Layout và tăng khoảng cách From Edge để header và foooter không bị đẩy vào phần không in của trang.

Bạn không thể in các đường viền trang

Chuẩn đoán và kê toa: Đa số các máy in không thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, đây là lý do tại sao máy in của bạn không thể xử lý chúng. Hãy thực hiện các bước sau đây để giải quyết sự cố này :

1. Chọn Format/Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện

2. Chọn tab Page Boder

3. Nhấp nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

4. Bên dưới Margin, nhập các kích cỡ (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang. Nếu muốn đường viền trang ôm sát đoạn văn bản thì trong mục Measure from, chọn Text. 5. Nhấp OK hai lần.

In ngược tài liệu khi in

Chuẩn đoán và kê toa: Trường hợp trang cuối cùng in trước, trang đầu tiên lại in sau cùng, giải thích cho hiện tượng này là tùy chọn Front to Back ở máy in đã được kích hoạt . Để trở lại chế độ in bình thường, thực hiện như sau:

1. Vào menu Start > Settings > Printers and Faxes, nhấp phải chuột vào biểu tượng máy in, chọn Properties.

2. Trong thẻ General, bấm nút Printing Preferences. Tại thẻ Layout, mục Page Order, bỏ chọn Back to Front.

3. Nhấp Apply và OK.

Một số quy tắc sử dụng máy in được bền lâu.

- Nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm không nên mua những giấy in kém chất lượng như quá mỏng có thể dẫn đến trường hợp kẹt giấy vì thế bạn nên mua loại giấy tốt có độ dày thích hợp cho máy in của bạn và luôn giữ giấy in không để trong môi trường ẩm ướt vì nguyên nhân này có thể dẫn đến việc dính các đốm mực trên giấy.

- Luôn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới.

- Luôn dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì nó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy và nhất là bạn phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Hy vọng qua bài viết này kèm với những quy tắc sử dụng sẽ giúp công việc in ấn của bạn được suôn sẻ hơn và trôi chảy hơn.