Máy photocopy là thiết bị văn phòng khá chuẩn, là trụ cột trong hầu hết các văn phòng. Nhưng khi công nghệ kỹ thuật số cải thiện và ngày càng trở nên dễ mua hơn, một thiết bị công nghệ không cần giấy như máy quét có thể đáp ứng mọi nhu cầu sao chép tài liệu của bạn và thay thế máy photocopy truyền thống. Máy photocopy và máy quét hoạt động theo những cách tương tự, nhưng cách chúng xuất thông tin thì khác nhau rất nhiều.

Máy photocopy là gì?

Chức năng chính của máy photocopy độc lập là sao chép tài liệu lên giấy và thành khối. Nó có một tấm kính phẳng hoặc lấy từng tờ giấy riêng lẻ qua bộ nạp, ghi lại hình ảnh của tài liệu và in các bản sao của tài liệu. Máy photocopy cho ra các kích cỡ giấy khác nhau, tùy thuộc vào nhãn hiệu và kiểu máy. Tương tự như vậy, một số tạo ra bản in màu, trong khi những máy khác chỉ xử lý bản in đen trắng.

Máy quét là gì?

Máy quét hoạt động giống như máy photocopy , chụp ảnh các tài liệu mà bạn đặt trên một mảnh kính hoặc chèn vào không gian đọc. Máy quét tạo ra các phiên bản kỹ thuật số của hình ảnh và lưu trữ chúng trên máy tính của bạn. Bạn kiểm soát các thiết lập đầu vào và chọn độ phân giải cho các bản quét và có thể sử dụng các tệp kỹ thuật số cho nhiều mục đích, từ xem trên máy tính đến gửi email cho đồng nghiệp.

Máy in đa chức năng là gì?

MFP là máy in/thiết bị ngoại vi/sản phẩm đa chức năng , thiết bị đa chức năng (MFD) tích hợp nhiều chức năng vào một máy văn phòng. Thiết bị này giảm tổng diện tích chiếm dụng trên sàn và có thể được toàn bộ văn phòng sử dụng nếu cần.

Các máy MFP thông thường hiện nay có thể sao chép, quét, in, fax và gửi email tài liệu. Phần mềm bổ sung có thể cho phép chúng làm nhiều hơn nữa để quản lý quy trình làm việc của tài liệu và bảo mật tài liệu để tổ chức có thể tăng hiệu quả, kiểm soát quyền truy cập hoặc đáp ứng các hướng dẫn tuân thủ của ngành.

Kết quả khác nhau của việc quét và sao chép

Các bước đầu tiên của quá trình quét và sao chép là giống hệt nhau: bạn đặt một tài liệu hoặc hình ảnh vào máy, nhấn nút và máy sẽ lấy một bản sao kỹ thuật số của hình ảnh. Tuy nhiên, kết quả lại khá khác nhau. Nếu máy là máy photocopy, máy chỉ cần in hình ảnh kỹ thuật số lên một hoặc nhiều tờ giấy trắng. Nếu máy là máy quét, máy sẽ lưu trữ một bản sao kỹ thuật số của hình ảnh trên thẻ nhớ hoặc thiết bị USB hoặc truyền hình ảnh đến máy tính.

Phần cứng khác nhau

Ba loại máy phổ biến nhất để sao chép là máy photocopy chuyên dụng, máy in đa chức năng (còn gọi là máy in đa chức năng) và máy fax có khả năng sao chép hình ảnh. Mặt khác, quét thường yêu cầu máy tính hoặc thiết bị nhớ ngoài máy quét. Máy quét hiệu quả nhất khi kết hợp với máy tính để cho phép chỉnh sửa, gửi email, in và lưu hình ảnh vào đĩa. Không cần máy tính nếu máy quét lưu vào thẻ nhớ hoặc thiết bị USB. Một số máy quét cũng quét để gửi email hoặc truyền hình ảnh đã quét không dây đến các thiết bị di động. Máy in đa chức năng bổ sung tùy chọn quét tài liệu rồi fax chúng.

Yêu cầu các kỹ năng khác nhau của người dùng

Sao chép tài liệu thường là một quá trình đơn giản hơn so với quét. Hầu hết các máy sao chép yêu cầu người dùng nhấn một nút duy nhất để kích hoạt sao chép đen trắng và một nút thứ hai để sao chép màu. Các nút bổ sung chỉ định các tùy chọn như chất lượng in và số lượng bản sao thường không khó để thành thạo. Người dùng cũng cần biết cách nạp giấy và có thể là cách xử lý kẹt giấy. Ngoài những kỹ năng đó, người dùng máy quét cũng cần có kiến thức cơ bản về máy tính để quản lý việc quét, chỉnh sửa, in, lưu trữ và truyền hình ảnh đã quét.

Chọn máy tốt nhất cho ứng dụng của bạn

Các chủ doanh nghiệp đang nghĩ đến việc mua máy quét hoặc máy photocopy nên bắt đầu bằng mục tiêu cuối cùng trong đầu. Nếu giấy là phương tiện bạn lựa chọn để truyền tải tài liệu và lưu trữ hồ sơ, thì máy photocopy có thể sẽ đủ. Nếu bạn coi trọng hệ thống không cần giấy tờ, hãy sử dụng máy quét. Máy quét thường cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn vì sau khi hình ảnh kỹ thuật số đã có trên máy tính, bạn luôn có thể chỉnh sửa, gửi email hoặc in. Bạn cũng có thể dễ dàng lưu trữ các bản sao lưu kỹ thuật số của tài liệu đã quét ở những vị trí từ xa. Nếu bạn không chắc chắn loại máy nào phù hợp nhất với mình hoặc nếu bạn muốn có khả năng vừa sao chép vừa quét, hãy cân nhắc mua máy in đa chức năng vì máy in đó sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn sao chép, quét, in và fax. (Lưu ý rằng không phải tất cả các thiết bị đa chức năng đều có khả năng fax.)

Vậy sự khác biệt là gì?

Bạn đi đến MFP của văn phòng và cho một tài liệu vào máy, nhấn nút và máy sẽ tạo một bản sao kỹ thuật số của hình ảnh/giấy đó. Điều xảy ra tiếp theo là lý do tại sao chúng khác nhau. Nếu bạn đang quét, bạn có thể nhận được lời nhắc trên màn hình của máy để cho máy biết phải làm gì tiếp theo; gửi đến email của bạn hoặc một thư mục trên mạng. Có thể bạn đang sử dụng bộ nạp tài liệu tự động của MFP để quét một số lượng lớn các trang để gửi đến phần mềm chụp tiên tiến của bạn để xử lý và sắp xếp trước khi chuyển sang lưu trữ. Có rất nhiều tùy chọn và đích đến mà một hình ảnh kỹ thuật số có thể hướng tới, nhưng tôi nghĩ bạn đã hiểu được cốt lõi. Tuy nhiên, nếu bạn đang tạo một bản sao, bản sao kỹ thuật số của hình ảnh/giấy mà máy photocopy của bạn vừa tạo ra sẽ được lưu trữ đủ lâu để tạo bản in trùng lặp của bản gốc.

Trong khi máy quét và máy photocopy hoạt động theo cùng một cách, đầu ra của chúng lại khác nhau. Máy photocopy chuyển tài liệu trực tiếp lên giấy. Nó có thể sao chép khối lượng lớn cùng một lúc mà không cần phải thông qua máy tính, trong khi máy quét tạo ra các phiên bản kỹ thuật số của các tài liệu nằm trên máy tính của bạn. Thay vì tạo ra đầu ra cứng, máy quét chỉ chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số; chúng không có khay đầu ra, hệ thống mực hoặc khả năng in. Một số máy in đa chức năng có máy quét tích hợp, trong trường hợp đó, máy quét cũng đóng vai trò như một máy photocopy như một phần của máy đa năng.