Máy in dường như không còn xa lạ gì đối với các công việc bàn giấy. Chúng được sử dụng khá rộng rãi và mang đến rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên cách sử dụng máy in đúng chuẩn thì không phải ai cũng biết.

Hướng dẫn cách sử dụng máy in hiệu quả

Mực In Đại Minh Trung sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy in chuẩn nhất bao gồm các bước sau đây:

Cách sử dụng máy in mang đến kết quả cao nhất

Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ

Để có thể thực hiện cài Driver thì bạn cần kết nối bộ nguồn của máy in với máy tính. Thông thường, mỗi Driver sẽ thích hợp theo từng loại máy của các thương hiệu khác nhau, do đó nên chúng được đính kèm theo máy khi mua. Tuy nhiên, đối với những trường hợp bị thất lạc, bạn có thể lên google tìm hiểu và cài đặt lại.

Bước 2: Thực hiện thiết lập quyền chia sẻ

Sau khi cài đặt Driver, bạn sẽ thực hiện thiết lập quyền chia sẻ của máy in bằng các thao tác sau:

Đầu tiên, vào Start > Control Panel > Printers and Devices. Đối với 1 số máy thì có thể là Printers and Faxes.

Sau đó thực hiện chọn thiết bị in ấn > nhấp chuột phải chọn Sharing > đánh dấu tick vào ô Share this Printer > Apply.

Cuối cùng chọn OK là hoàn thành.

Bước 3: Kết nối máy tính với máy in

Tại văn phòng hoặc một số nơi làm việc khác, máy in có thể được kết nối với nhiều máy khác nhau để việc sử dụng trở nên nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn. Bạn có thể tiến hành cài đặt như sau:

Tất cả các máy đều kết nối mạng nội bộ > Control Panel > Printers and Devices.

Sau đó chọn And a network là những thiết bị khác đã có thể kết nối với máy in và tiến hành in ấn.

Bước 4: Thực hiện quá trình in ấn

Khi thực hiện tất cả quy trình cài đặt hoàn tất, để xem máy có hoạt động tốt hay chưa thì bạn hãy thực hiện in ấn thử. Thực hiện chọn file tài liệu cần in > nhấp chuột phải và chọn Printer hoặc nhấn Ctrl + P. Tiếp đến sẽ có hộp thoại xuất hiện, bạn lựa chọn các thông số cho phù hợp sau đó nhấn OK.

Một bản in sẽ được ra lò, giúp bạn đánh giá kết quả thực hiện có đạt hiệu quả hay không. Nếu máy không thể thực hiện in, có thể lỗi do một nguyên nhân nào đó hoặc bạn kết nối chưa đúng, hãy thử làm lại quy trình lần nữa để đảm bảo hơn.

Một số lưu ý khi cần biết khi dùng máy in

Để đảm bảo đạt những hiệu quả cao nhất khi sử dụng máy in, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Tránh tắt máy

Hạn chế tình trạng tắt máy đột ngột vì sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến các bộ phận và nhiều linh kiện. Đặc biệt là máy in màu, nếu bị ngừng điện ngay trong quá trình hoạt động thì sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng, mực sẽ dễ bị khô và tốn nhiều chi phí sử dụng hơn sau đó.

Vệ sinh & bảo trì máy in định kỳ

Sau một thời gian sử dụng, máy sẽ hay bị đóng bụi hoặc rơi vào tình trạng đọng mực ở khu vực chứa khiến cho quá trình in ấn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại máy khác nhau mà cách vệ sinh sẽ khác nhau.

Hộp mực in

Hộp mực sẽ bị khô nếu để ra bên ngoài quá lâu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và quá trình sử dụng. Do đó, khi không có nhu cầu dùng trong một thời gian khá dài, hãy tháo hộp mực của máy ra ngoài và bảo quản cẩn thận.

Vị trí đặt máy khi sử dụng

Việc bố trí một vị trí đặt máy là điều khá được quan tâm. Hệ thống máy in cần được cung cấp một nguồn điện ổn định, nền đất khô thoáng, không bị tác động bởi nước. Bởi lẽ, được cấu tạo như những thiết bị điện tử khác, do đó những yếu tố bên ngoài đôi khi sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động nên cần được chú ý.

Lựa chọn chất lượng giấy in phù hợp

Giấy in có rất nhiều loại trên thị trường, tùy theo tính chất và định lượng cần sử dụng mà bạn chọn loại giấy cho phù hợp. Có những dòng máy in rất kén giấy, do đó khi chọn phải chú ý đến loại giấy sử dụng không nên chọn bừa, nếu không sẽ đạt kết quả không cao khi in ấn.

Ngoài ra, sức chứa giấy của từng máy sẽ được quy định sẵn, không nên chứa quá nhiều nếu không rất dễ gặp phải tình trạng kẹt giấy hoặc gây ra nếp gấp, cong giấy khiến cho máy không thể hoạt động như bình thường.