Hãy thử hình dung: bạn đang vội đi họp và bạn gửi lệnh in đến máy in. Trong khi máy đang in, bạn tranh thủ gom đồ của mình tại bàn làm việc, và khi bạn đến chỗ máy in khi chuẩn bị đi họp để lấy tài liệu của mình, bạn phát hiện ra là tài liệu in không đạt được chất lượng mong muốn. Tuy nhiên, cuộc họp sắp bắt đầu và bạn đành phải vội vàng để tránh bị trễ.

Các bản in kém thường bị đổ lỗi do mực kém, hết màu, kẹt giấy hoặc căn chỉnh không đúng. Nhưng một yếu tố mà hầu hết chúng ta không để ý chính là sử dụng trọng lượng giấy không chính xác.

Có nhiều trọng lượng giấy có sẵn cho việc trữ giấy và mỗi loại có một mục đích in cụ thể. Hãy đọc bài viết này thật kỹ để tránh trường hợp in kém và chậm trễ họp trong lần tiếp theo.

Khay trữ giấy máy in là gì?

Trữ giấy được quyết định đầu tiên bởi trọng lượng, thứ liên quan tới độ dày và độ cứng của tờ giấy. Khi do giấy, nó dựa trên tờ giấy có kích thước tiêu chuẩn, và trọng lượng giấy tiêu chuẩn được dựa trên số lượng 500 tờ.

Tìm ra loại giấy dự trữ khá dễ. Bạn chỉ cần so sánh các loại giấy dự trữ theo trọng lượng các trang. Nhưng nó trở nên phức tạp hơn khi các kích cỡ hoặc khối lượng giấy khác nhau được xem xét. VD: một số trọng lượng giấy được xác định bằng 1000 tờ thay vì 500 tờ. Những kiểu phức tạp này sẽ tốn thời gian hơn một chút.

Trọng lượng giấy in tiêu chuẩn

Đối với giấy máy in, trọng lượng của giấy liên quan đến độ dày của các loại giấy khác nhau, được biểu thị bằng số đo bằng pound. Có rất nhiều phân loại của giấy dự trữ, mỗi loại có trọng lượng riêng. Sau đây là một số loại phổ biến hơn bạn nên biết; các loại dự án in mà văn phòng của bạn sản xuất sẽ xác định loại giấy dự trữ nào bạn nên cung cấp:

Giấy Bond: Đây là loại giấy tiêu chuẩn được sử dụng trong máy photocopy và máy in trong các văn phòng trên toàn thế giới. Cũng được gọi là giấy viết, trọng lượng tiêu chuẩn cho giấy bond bao gồm 16, 20, 24, 28, 32 và 36 pounds.

Giấy văn bản: Được sử dụng thường xuyên nhất trong các hoạt động in thương mại, giấy văn bản thường được đặc trưng cho các công việc in ấn văn phòng phẩm và tiêu đề. Giấy văn bản thường được cung cấp ở các trọng lượng 50, 60, 70, 80 và 100 pounds.

Giấy bìa: Giấy bìa là một loại giấy nặng, cứng, nhiều màu và được làm từ nhiều loại chất liệu khác nhau. Trọng lượng dao động từ 50 pounds đến 120 pounds.

Giấy Bristol: Có nguồn gốc ở thị trấn Bristol, Anh, loại giấy này bắt nguồn từ thời giấy được làm từ vải vụn. Loại giấy cực dày và nặng này thường được sử dụng trong việc tạo bìa sách hoặc thiệp mời đám cưới. Nó có 2 loại 67 hoặc 120 pounds.

Giấy chỉ mục (Index paper): Như tên gọi, giấy này được sử dụng cho thẻ chỉ mục (index cards) hoặc bưu thiếp. Khá cứng và rẻ tiền, giấy chỉ mục có 3 loại 90, 110 và 140 pounds.

Giấy Tag: Giấy bền này được sử dụng cho các mục đích hàng ngày như biển hiệu bán lẻ (retail signage) và có sẵn với trọng lượng từ 100 đến 200 pounds.

Khi trọng lượng mỗi loại giấy tăng, độ dày hoặc độ chắc chắn của giấy cũng vậy. Nó có thể gây nhầm lẫn khi bạn so sánh trọng lượng giấy với các loại giấy.

Làm thế nào để chọn được giấy in có trọng lượng phù hợp

Trong khi máy in đa chức năng hiện đại được thiết kế để hoạt động với nhiều trọng lượng giấy khác nhau, có rất ít máy in có thể thực hiện ở mức cao sử dụng tất cả các trọng lượng giấy. Loại máy in và loại công việc in sẽ đóng vai trò chính trong sản phẩm cuối cùng bạn nhận được trong khay máy in.

Giấy bond tiêu chuẩn, nặng 20 pounds, là loại giấy phổ biến nhất được tìm thấy trong các văn phòng. Đó là lý tưởng để sử dụng trong các máy sao chép, máy fax và máy in tiêu chuẩn. Trọng lượng nhẹ hơn của giấy Bond làm cho nó không bị kẹt, kinh tế khi mua và linh hoạt để sử dụng trên các máy khác nhau. Mục đích sử dụng phổ biến bao gồm các công việc in số lượng lớn, fax và công việc in hàng ngày (như email và tài liệu để lưu trữ).

Trọng lượng giấy tầm trung là lý tưởng để sử dụng trong các thiết bị đa chức năng cao cấp hơn và máy in phun / laser. Những trọng lượng giấy nặng hơn này linh hoạt hơn, chống mờ và có xu hướng cung cấp một chất liệu mượt mà hơn. Bạn sẽ thường thấy trọng lượng giấy tầm trung được sử dụng trong in ấn các đề xuất kinh doanh (business proposals), thuyết trình và tài liệu hướng đến khách hàng (chẳng hạn như gửi thư trực tiếp).

Cuối cùng, các giấy tờ có trọng lượng nặng nhất là phù hợp nhất cho máy in thương mại và máy in phun / laser cụ thể. Các trọng lượng giấy chắc chắn này cung cấp các chất liệu mịn nhất, màu sắc rõ ràng và khả năng chống mờ cao nhất. Giấy nặng thường được sử dụng cho các bảng hiệu, tờ rơi, tài liệu thuyết trình chuyên nghiệp và làm liệu bìa cho tài liệu (bìa sách).

Các loại giấy dự trữ tiêu chuẩn cho các mục đích cụ thể

Có các loại giấy dự trữ tiêu chuẩn dùng trong các công việc in ấn hàng ngày hoặc cho các dự án chung. Khi mua giấy cho công ty của mình, đây là những loại giấy phù hợp cho bạn để tham khảo;

Giấy in tiêu chuẩn: giấy bond 20# pound hoặc văn bản 50#

Tiêu đề thư (Letterhead): giấy bond 24# hoặc văn bản 60#

Brochures / Thuyết trình: giấy bond 28#/32# hoặc văn bản 70#/80#

Bưu thiếp / Áp phích: giấy bìa 65#

Danh thiếp: giấy bìa 80#

Thư mời: giấy bìa 100#

Các yếu tố cần chú ý khi lựa chọn giấy in

Mặc dù trọng lượng giấy rất quan trọng nhưng nó không phải là yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến việc in ấn. Màu sắc, chất liệu giấy và kích thước giấy cũng rất đáng chú ý.

Giấy màu

Ngày nay, bạn có thể mua được giấy màu với đủ loại màu. Hầu hết các nhà cung cấp giấy đều có rất nhiều màu dạng pastel tiêu chuẩn như: xanh dương, vàng, xanh lá cây, hồng, vàng, tím, cá hồi, kem, ngọc lam và xám; màu sáng: xanh dương, xanh lá cây, vàng đỏ, hồng, cam, gold và tím; màu trung tính: tan, kem, da trâu và màu ngà. Nhớ rằng, in trên giấy màu có thể thay đổi cách hiển thị màu sắc và sắc thái khác nhau của mực.

Chất liệu

Chất liệu giấy cũng thay đổi kết cấu cũng như cách hiển thị. Sau đây là vài loại giấy

Giấy dập nổi (Embossed): đây là loại chất liệu tạo nên hiệu ứng chìm nổi trên bề mặt giấy. Các chất liệu phổ biến là lanh và nỉ.

Giấy da thuộc (Vellum): đây là một loại da thuộc, da động vật thường được sử dụng làm tài liệu văn bản quan trọng như hồ sơ đất đai, văn bản tôn giáo và luật công cộng. Giấy da có thể được làm từ da dê, bê hoặc cừu. Vellum, tuy nhiên, giới thiệu cụ thể đến một vật liệu bằng văn bản được làm từ da bê.

Giấy mịn (Smooth): giấy này được chuyển qua con lăn trong quá trình làm giấy để tạo ra bề mặt đặc biệt đồng đều.

Giấy Cockle: đây thường được biết đến là giấy thủ công. Hiệu ứng được tạo ra bằng cách làm khô giấy dưới sức căng tối thiểu.

Kích thước

Cuối cùng, tất cả các loại giấy có thể được tìm thấy trong một loạt các kích cỡ. Dưới đây là các kích thước phổ biến được sử dụng, nhưng hầu hết các máy in đa chức năng có thể xử lý nhiều loại hơn (xem hình ảnh):

Letter: 8,5 x 11

Legal: 8,5 x 14

Tabloid: 11 x 17

Đôi khi, có kích thước giấy phù hợp được chọn có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một bản in chất lượng cao và thứ gì đó được định sẵn cho việc tái chế.

Khả năng tương thích của máy in với giấy in

Thật không may, không phải một kích thước phù hợp với tất cả khi nói đến việc lựa chọn giấy và khả năng tương thích máy in. Một số máy in có thể xử lý trọng lượng giấy nhất định; nếu bạn cung cấp cho máy in của bạn một trọng lượng giấy mà nó không thể xử lý, nó thường sẽ gây kẹt hoặc tạo ra kết quả chất lượng kém. Và một số máy in nhất định chỉ có thể xử lý các kích cỡ giấy phổ biến nhất. Kiểm tra với nhà cung cấp dịch vụ in của bạn để xác định loại giấy mà máy in của bạn có thể quản lý.

Nếu lựa chọn giấy, khả năng của thiết bị và yêu cầu dự án của bạn không phù hợp, kết quả được in của bạn có thể không như mong đợi của bạn. Giấy sai, được sử dụng trong thiết bị sai cho một dự án cụ thể, sẽ có tác động tiêu cực đến diện mạo chung của dự án.

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc xác định trọng lượng giấy phù hợp cho các yêu cầu dự án in của bạn và điều chỉnh các nhu cầu đó với khả năng của thiết bị in, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia máy in để được hướng dẫn và trợ giúp.