Ngày nay, một chiếc máy in đa năng nhỏ gọn với hiệu suất cao đang ngày càng được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Cho dù bạn là một công ty, startup nhỏ hay một tập đoàn đa quốc gia, không có một doanh nghiệp nào là quá lớn hay quá nhỏ để cần một chiếc máy in đa chức năng.

Sự kết hợp giữa hiệu quả công việc và bài toán chi phí, khiến cho thiết bị in đa năng trở thành lựa chọn lý tưởng để hỗ trợ quy trình làm việc của bạn. Đặc biệt là so với việc phải mua đến 3-4 chiếc máy khác nhau để in, copy, scan hay fax, thì bạn chỉ cần một chiếc máy duy nhất để xử lý tất cả công việc đó.

Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng máy in đa năng? Những tiến bộ về công nghệ vài năm gần đây đã làm cho máy in trở thành một phần quan trọng của bất kỳ hệ thống quản lý dữ liệu nào. Không chỉ đa chức năng, các thiết bị này còn sở hữu tính năng in ấn và gửi các bản scan đến các nền tảng kỹ thuật số. Đây là một bước quan trọng để hướng các doanh nghiệp đến việc chuyển đổi số trong tương lai.

Để hiểu rõ hơn về những lợi ích hoành tráng này, hãy cùng Toàn Nhân đọc tiếp những thông tin bên dưới.

Linh hoạt hơn với máy in đa chức năng

Bởi vì các văn phòng, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…không sử dụng thường xuyên tất cả 4 tính năng (in, scan, copy, fax) nên việc mua cùng lúc cả 4 chiếc máy như vậy thì quả thật là lãng phí. Tuy nhiên, nếu đôi lúc bạn cần phải dùng đến, mà chiếc máy in văn phòng của bạn lại không có chức năng đó, thì cũng thật là bất tiện.

Một chiếc máy in đa năng sở hữu chức năng linh hoạt có thể giải quyết vấn đề này nhanh – gọn – lẹ. Trước đây, tính linh hoạt này là một yếu điểm, khi nhiều người phải chen chúc xếp hàng chờ để in tài liệu mà mình cần, và thao tác cũng chậm chạp vì bảng điều khiển rối rắm. Còn bây giờ thì sao?

Bạn hãy yên tâm vì các máy in đa chức năng hiện nay hầu hết đều có đa kết nối thông qua mạng hay Wifi an toàn, hỗ trợ giao diện một chạm cho các quy trình phức tạp. Với một chiếc máy in đa năng Wifi, bạn có thể in ấn nhanh chóng khi có nhiều người sử dụng.

In ấn tiết kiệm năng lượng

Tiết kiệm hơn trên hóa đơn tiền điện là một trong những lợi ích đơn giản và rõ ràng nhất khi bạn sử dụng 1 chiếc máy in đa chức năng thay vì hàng tá máy in đa năng với các loại thiết bị khác. Hiệu quả in ấn là như nhau, nhưng năng lượng sử dụng ít hơn thì lợi ích này chắc chắn là đáng kể.

Hơn nữa, máy in khi hoạt động luôn tỏa ra nhiệt lượng. Giảm chi phí năng lượng và giúp cho không khí trong phòng luôn mát mẻ, thoải mái là một cách để bạn tối ưu chi phí.

Giảm chi phí sử dụng

Chắc chắn là mua một chiếc máy đa năng, dù của bất kỳ thương hiệu nào như máy in đa năng Canon, HP, Brother… thì giá tiền lúc nào cũng cao hơn máy in đơn năng. Nhưng nó sẽ tiết kiệm chi phí còn nhiều hơn về lâu dài cho doanh nghiệp vì bạn chỉ cần trả tiền để chạy một chiếc máy in duy nhất.

Các yếu tố mà bạn phải cân nhắc đó là tiền mực in, vật tư tiêu hao và chi phí bảo trì. Ví dụ, sử dụng nhiều máy in, bạn sẽ phải dự trữ nhiều loại mực, nhất là với máy in màu đa năng. Một thiết bị duy nhất sẽ giúp bạn quản lý mực in hiệu quả hơn.

Các chi phí khác như thay thế vật tư, linh kiện hay bảo trì cũng giảm đáng kể khi bạn chỉ sử dụng một chiếc máy.

Tối ưu không gian văn phòng

Các doanh nghiệp nhỏ hay văn phòng SOHOs, startup… thường không có được không gian thoải mái đủ rộng cho tất cả các nhu cầu của họ. Nhất là với những văn phòng ở các khu đô thị lớn thì mỗi mét vuông diện tích đều đắt xắt ra miếng.

Đây là lúc những thiết bị nhỏ gọn nhưng máy in đa chức năng phát huy tác dụng. Chỉ cần một nguồn cấp điện và một khu vực nhỏ, chiếc máy đa chức năng và tính năng này đã có thể giúp bạn làm mọi việc liên quan đến in ấn. Thậm chí, những chiếc máy in đa chức năng in 2 mặt, Wifi…còn làm được nhiều việc hơn, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu văn phòng hơn là chỉ để in tài liệu.

Có nên dùng máy in đa năng cho văn phòng không?

Câu trả lời đơn giản là “Có”, nếu như ngoài in ấn, bạn chắc chắn nhiều lúc sẽ cần phải copy, scan hay fax tài liệu nào đó cho khách hàng, đồng nghiệp. Doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện hiệu suất làm việc và giảm lãng phí hiệu quả bằng cách sử dụng một chiếc máy in đầy đủ các chức năng.

Tuy nhiên, việc tìm kiếm một chiếc máy đa chức năng phù hợp cho văn phòng của mình không chỉ đơn giản dựa trên việc đọc các thông số mà nhà sản xuất cung cấp. Đó là một quá trình xác định nhu cầu cũng như tiềm năng phát triển của công việc của bạn trong tương lai.

Vì thế, bạn rất nên tham khảo thêm về Ưu điểm, nhược điểm của máy in đa chức năng chia sẻ tại đây để có cái nhìn rõ hơn và tự tin hơn trước khi quyết định mua bất kỳ chiếc máy in nào.