Nếu là một dân văn phòng chính hiệu, bạn sẽ biết máy in, máy photocopy cần thiết cho công việc như thế nào. Chưa kể đến, trên thị trường hiện nay có dòng máy photocopy đa chức năng, tích hợp các tính năng cùng trên một thiết bị, cực kỳ tiện lợi. Chúng như “một đồng nghiệp” đồng hành và vai trò không nhỏ cho năng suất làm việc hằng ngày của bạn. Vì vậy, việc bảo quản máy photocopy tối ưu là điều quan trọng và cần được thực hiện thường xuyên, đúng cách. Nếu được chăm sóc cẩn thận, máy photocopy có tuổi thọ khá cao, khả năng sử dụng rất lâu trong văn phòng.

1. Bảo quản máy photocopy bằng cách vệ sinh, bảo dưỡng định kỳ

Máy photocopy được bảo quản tốt khi thường xuyên lau bụi và các vết bẩn trên bề mặt máy photo, hộp mực, phần trống, lô sấy, bộ phân tiếp nhận giấy, mặt kính để bản ,…. Hãy dùng khăn vải mịn, sạch, thấm dung dịch rửa lau nhẹ lên vỏ máy, tránh xịt trực tiếp dung dịch lên máy photocopy. Đối với một số người mới tiếp xúc với máy, việc vệ sinh có thể gây nhiều khó khăn. Bạn có thể tham khảo các cách vệ sinh hoặc liên hệ với các kỹ thuật viên, đơn vị cung cấp máy photocopy uy tín để vệ sinh đúng cách, đạt hiệu quả cao nhất.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên có lịch bảo quản bảo dưỡng máy photocopy định kỳ để đảm bảo máy luôn hoạt động ổn định. Việc kịp thời phát hiện trục trặc cũng có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí sửa máy một cách đáng kể.

2. Bảo quản máy photocopy bằng cách cẩn thận trong quá trình sử dụng

2.1. Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng

Tại sao người ta lại hay có câu “Đọc kỹ hướng dẫn trước khi dùng”. Muốn sử dụng hiệu quả nhất, bạn cần hiểu rõ cấu trúc và cơ chế hoạt động của máy, đặc biệt đối với máy photocopy đa chức năng đã được tích hợp thêm nhiều tính năng khác như: In, Scan, Fax...

Đọc hướng dẫn giúp người sử dụng tiết kiệm được thời gian, và tránh “bấm nhầm” gây hư hỏng máy. Đây cũng là một cách bảo quản máy photocopy nhưng ít người chú ý đến.

2.2. Tắt/mở máy, nguồn điện

Bạn không nên bật tắt máy một cách liên tục. Sau khi tắt máy hãy chờ 15 giây rồi hãy bật lại. Trước khi tháo hay lắp bất kỳ một bộ phận nào thì cần phải tắt nguồn máy.

Bạn cũng cần đảm bảo điện áp được sử dụng đúng yêu cầu. Hãy hỏi ý kiến đơn vị cung cấp máy photocopy và lưu ý dùng ổ cắm độc lập, không dùng chung với thiết bị khác.

Nếu công ty, văn phòng bạn nghỉ, không sử dụng máy photo trong nhiều ngày, cần tắt nguồn máy trước khi đóng cửa bạn nhé.

2.3. Tránh làm rớt những đồ vật nhỏ vào các khay chứa giấy

Khi bạn copy, scan hoặc in tài liệu, hãy đảm bảo rằng, bạn đã gỡ mọi kẹp giấy hoặc ghim bấm. Tránh làm rớt ghim kẹp và vật lạ vào các khay chứa giấy copy (khay giấy trong và khay tay), khay nạp bản gốc của thiết bị tự động nạp bản gốc, vì có thể làm trầy bộ phận lấy ảnh.

2.4. Sử dụng giấy đúng quy cách

Sử dụng giấy đúng tiêu chuẩn cũng là bảo quản đúng cách máy photocopy. Tránh loại giấy quá mỏng, loại giấy có nhiều bụi giấy phát sinh trong quá trình sao chụp sẽ gây hiện tượng kẹt giấy, chất lượng hình ảnh sao chụp kém và không ổn định do bụi giấy lẫn trong hộp từ, làm giảm tuổi thọ thiết bị vật tư.

Một điều không kém phần quan trọng nữa là bạn hãy nạp giấy ở nơi khô ráo và sạch sẽ. Cẩn thận khi nạp giấy vào khay và không ép giấy vào máy có thể làm kẹt máy.

2.5. Sử dụng loại mực và các linh kiện của máy chính hãng

Có thể bạn đã biết sử dụng máy photocopy chính hãng là một điều cần thiết, tuy nhiên để bảo quản tốt máy photocopy thì đòi hỏi việc mua sử dụng các linh kiện đi kèm rất quan trọng. Hãy sử dụng hộp mực có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sử dụng.

Bạn hãy thử tưởng tượng xem, sẽ rất nguy hiểm nếu máy chính hãng nhưng sử dụng mực và linh kiện không chính hãng. Ngoài việc ảnh hưởng tới chất lượng bản in, nó còn có thể gây hư hỏng cho máy vì không có độ tương thích nhất định giữa các linh kiện.

2.6. Chú ý các bản gốc trước khi copy

Tuy đây là việc nhỏ, nhưng cũng góp phần bảo quản máy photocopy cũng như tiết kiệm giấy.

Bạn hãy chú ý về các bản gốc trước khi mang đi photocopy, tài liệu đó có đúng, có phải tài liệu bạn cần photo hay không. Nó giúp giảm lãng phí hoạt động vô ích của máy. Bạn thử nghĩ xem, nếu như photo nhầm tài liệu đó 50 tờ, với nhiều lần như vậy, sẽ rất lãng phí giấy, và máy của bạn đã hoạt động vô ích rồi phải không nào?

Và một lưu ý nhỏ nữa, là bạn hãy học kỹ cách photo, hướng dẫn sử dụng máy để công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất nhé.

3. Bảo quản máy photocopy bằng cách chú ý vị trí đặt máy

Đặc tính của máy photocopy nói chung, những dòng có tốc độ nhanh nói riêng, thì công suất cao càng tỏa nhiều nhiệt. Vì vậy, khi đặt máy photocopy phải chú ý đến không gian chứa máy. Thường phải đặt máy nơi có không gian thông thoáng, có không khí lưu thông. Phải đặt xa tường một khoảng cách nhất định. Không nên đặt máy photocopy ở nơi có nhiều ánh sáng trực tiếp chiếu vào hoặc nơi có nhiệt độ, độ ẩm thay đổi liên tục.