Định dạng văn bản là một kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở. Có rất nhiều font chữ và cách trình bày tài liệu thú vị, nhưng bạn cần phải biết cách định dạng văn bản đúng chuẩn. Microsoft Word vẫn luôn là lựa chọn được dân văn phòng yêu thích và sử dụng rộng rãi. Các bước định dạng văn bản trong Word rất dễ dàng. Ở bài viết này, hãy cùng tìm hiểu các thao tác định dạng văn bản đúng chuẩn.

Căn lề và đổi cỡ giấy

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư, văn bản cần được trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm). Lề của văn bản được quy định cụ thể như sau:

Lề trên: 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

Lề dưới: 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

Lề trái: 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).

Lề phải: 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

Cách định dạng văn bản trong word rất đơn giản.

Để căn lề cho văn bản, bạn hãy vào: Page Layout > Group Page Setup > Margins. Bạn có thể chọn 1 trong các định dạng có sẵn, hoặc đặt lề theo ý thích bằng cách click vào Custom Margins.

Ngoài ra, để thay đổi kích cỡ giấy của trang văn bản, bạn vào: Page Layout > Group Page Setup. Đổi chiều giấy từ ngang thành dọc (và ngược lại) trong thẻ Orientation. Đổi kích cỡ giấy sang A4 trong thẻ Size.

Định dạng Font, cỡ chữ, kiểu chữ

Để định dạng cho một đoạn văn bản, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó (hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + A nếu muốn chọn toàn bộ văn bản). Bạn có thể sử dụng các phím trong thẻ Home để thay đổi định dạng văn bản, thay đổi font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng,… theo nhu cầu.

Word có đầy đủ các công cụ giúp bạn định dạng văn bản đúng chuẩn.

Ví dụ, nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách định dạng văn bản chuẩn như sau:

-Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Bạn có thể sử dụng các thao tác định dạng văn bản có sẵn trong Word để thực hiện. Hoặc bạn sử dụng phím tắt định dạng văn bản hữu ích sau:

Ctrl + B: In đậm.

Ctrl + D: Mở hộp thoại thay đổi font chữ.

Ctrl + I: In nghiêng.

Ctrl + U: Gạch chân.

Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm.

Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản.

Nghị định 30/2032/NĐ-CP quy định rõ kích cỡ và thể thức trình bày văn bản.

Ctrl + L: Căn trái cho văn bản.

Ctrl + R: Căn phải cho văn bản.

Ctrl + M: Lùi đầu dòng đoạn văn bản.

Ctrl + Shift + M: Xóa định dạng Ctrl + M

Ctrl + T: Lùi đoạn văn bản 2 dòng trở đi.

Ctrl + Shift + T: Xóa định dạng Ctrl + T.

Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản,…

Hãy linh hoạt sử dụng các công cụ có sẵn, các bước định văn bản chuyên nghiệp để thao tác nhanh hơn và ít sai sót hơn.

Định dạng văn bản, căn chỉnh đoạn, cách dòng

Nghị định 30 cũng đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nội dung văn bản phải được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

Để định dạng văn bản chuẩn theo quy định trên, bạn hãy chọn Paragraph. Sau đó thay đổi các thông số như hình trên. Ngoài ra, trong hộp Paragraph, bạn cũng có thể chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang, hoặc dọc (Left – Right). Các thao tác định dạng văn bản chuẩn khác trong hộp Paragraph gồm:

Single (dòng đơn): Thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung sau mỗi dòng, tùy thuộc vào font chữ mà bạn sử dụng.

1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn Single.

Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn Single.

At least: Xác lập khoảng cách dòng tối thiểu để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.

Exactly: Cố định khoảng cách giữa các dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó ta tăng giảm cỡ chữ.

Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng, hay giảm theo tỷ lệ % so với dòng đơn Single mà ta chỉ định. Ví dụ, nếu bạn nhập vào 1,3 nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 30% so với dòng đơn

Việc quy định chuẩn thể thức văn bản giúp việc trình bày dễ dàng hơn. Khi trao đổi văn bản giữa các tổ chức khác nhau, chúng ta sẽ không gặp trường hợp lỗi font, lỗi mã, gây khó khăn cho việc giao tiếp bằng văn bản.

Tạo mẫu văn bản để dùng lại nhiều lần

Thật ra, việc định dạng văn bản chuẩn trong Word không có gì khó. Nhưng việc phải lập đi lập lại một thao tác nhiều lần sẽ khiến công việc của bạn kém năng suất, mất thời gian và dễ xảy ra sai sót không đáng.

Microsoft Word cho phép bạn tạo mẫu văn bản (template) để sử dụng. Nếu bạn thường xuyên tạo một loại tài liệu nhất định, chẳng hạn như báo cáo hàng tháng, dự báo doanh số bán hàng hoặc các văn bản có logo công ty, bạn hãy lưu tài liệu đó dưới dạng mẫu. Như vậy, bạn có thể sử dụng ngay khi cần.

Để lưu tệp dưới dạng mẫu, hãy bấm File >Save AS (Lưu > Lưu như). Nhấp hai lần vào biểu tượng máy tính và chọn Template Word (Word Mẫu) như hình trên. Đừng quên đặt tên dễ nhớ cho file của bạn, ví dụ “mẫu báo cáo tháng”.

Khi cần thay đổi vị trí lưu mẫu văn bản, bạn hãy bấm Tùy chọn Tệp >> Lưu và nhập thư mục và đường dẫn bạn muốn sử dụng trong hộp Vị trí mẫu cá nhân mặc định. Mọi template Word mới sẽ được lưu trữ trong thư mục đó và khi bạn bấm Tệp > Mới>Cá nhân, bạn sẽ thấy các mẫu văn bản mà mình thường xuyên sử dụng.

Ngoài ra, bạn có thể truy cập trang web templates.office.com để tải xuống nhiều định dạng văn bản đẹp mắt khác. Chúng hoàn toàn miễn phí và giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Mẫu (template Word) có thể bao gồm lịch, danh thiếp, thư, tài liệu quảng cáo, bản tin, sơ yếu lý lịch và nhiều nội dung hữu ích khác. Bạn có thể sử dụng bất kỳ mẫu nào bạn thích. Chỉ cần bạn tải chúng xuống, sử dụng ngay, hoặc bạn có thể tùy chỉnh một chút để đáp ứng nhu cầu riêng của mình.

Khi bạn chọn một mẫu, bạn sẽ thấy một hộp thoại hiển thị cho bạn một dạng xem lớn hơn của mẫu. Để tải xuống và sử dụng mẫu này, hãy bấm vào nút Tạo, tất cả đều sẵn sàng để bạn tùy chỉnh với thông tin của mình.

Có thể nói kỹ năng mềm định dạng văn bản vô vùng quan trọng. Học cách sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản không khó. Các phần mềm được cập nhật thường xuyên, vì vậy bạn cần phải tìm hiểu, học hỏi thêm nhiều mẹo, kỹ năng khác từ đồng nghiệp và bạn bè để không bị lạc hậu và làm việc năng suất hơn. Hãy nhớ rằng, người thành công, là người không để dàng bị thay thế.