Cách Scan trên máy in vô cùng đơn giản, người dùng chỉ cần đặt tài liệu hoặc hình ảnh cần Scan lên máy in. Thông qua quá trình này bạn có thể chuyển tài liệu hoặc hình ảnh thành dạng điện tử vô cùng tiện lợi, nhanh chóng. Dưới đây, sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách Scan tài liệu trên máy in Brother, photo Ricoh và một số lưu ý khi Scan tài liệu trên máy in cho bạn.

Cách Scan trên máy in vào máy tính

Cách Scan trên máy in sang máy tính vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau đây.

Bước 1: Sử dụng dây cáp kết nối máy in với máy tính. Đặt tài liệu, hình ảnh muốn Scan vào bề mặt Scan của máy in.

Bước 2: Khởi động máy tính sau khi đã kết nối với máy in. Tìm kiếm phần mềm Devices and Printers trên máy tính

Bước 3: Bấm chọn máy in tại mục Printers, nhấp chuột phải và nhấn chọn Start Scan.

Bước 4: Lần lượt chọn các yêu cầu cho bản tài liệu Scan như: Định dạng, Resolution (độ phân giải) và nhấp Preview để xem trước bản Scan.

Bước 5: Nhấp chuột vào mục Scan để bắt đầu cách Scan trên máy in.

Bước 6: Nhấp chuột vào Review, organize, and group items to import và bấm Next.

Bước 7: Cuối cùng nhấp chuột vào Import và chờ máy xử lý trong giây lát.

Cách Scan trên máy in Brother vô cùng đơn giản, tùy vào nhu cầu, mục đích mà bạn có thể Scan tài liệu ra bản PDF, file văn bản hoặc tài liệu hai mặt. Chia sẻ 3 cách Scan tài liệu nhanh chóng, đơn giản này đến các bạn, cụ thể:

Scan tài liệu ra file PDF

Để Scan tài liệu ra file PDF bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Khởi động phần mềm Softi Scan to PDF, trong mục Select Scanner bấm chọn Scan.

Bước 2: Tiếp theo tìm mục DPI và chọn 200, sau đó chọn tiếp Color.

Bước 3: Chọn Show Scanner Dialog sau đó bấm Scan.

Bước 4: Chọn tiếp Preview để xem trước bản Scan ra file PDF và chọn lại Scan.

Bước 5: Thao tác xoay tài liệu cần Scan theo hướng thẳng đứng. Sau đó tiến hành Scan những trang tài liệu tiếp theo.

Bước 6: Cuối cùng nhấn vào lệnh Save PDF để lưu lại.

Scan tài liệu ra file văn bản

Cách Scan trên máy in ra file văn bản vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây.

Bước 1: Cài đặt phần mềm FreeOCR.net trên máy tính. Sau đó, nhấn Open để mở file đã Scan và lưu file về dưới file hình ảnh.

Bước 2: Nhấn vào ORC để có thể xem trước nội dung, sau đó bấm lưu file text.

Bước 3: Chọn tiếp Clear Text Windows để xóa nội dung được chọn và tiến hành Scan tiếp tục các văn bản tương tự.

Cách Scan ra tài liệu 2 mặt sẽ phức tạp hơn so với hai cách Scan trên. Các bạn thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Đặt bản gốc nằm đúng vị trí trên màn hình chọn phím “Scanner” trên màn hình máy in.

Bước 2: Nhấn nút “Store File” sau đó chọn “Store Only” đặt lệnh chỉ Scan bản gốc.

Bước 3: Đổi tên file hoặc lưu tài liệu sau đó nhấn nút OK để lưu vào máy.

Bước 4: Chọn chế độ Scan 2 mặt vào 1 trang, sau đó, nhấn vào nút “Scan Setting”.

Bước 5: Chọn lệnh “Original Feed Type”, sau đó bấm “2 Sided Original”, bấm nút OK, cuối cùng, nhấn “Start”.

Một số phần mềm Scan phổ biến

Sau khi tìm hiểu cách Scan trên máy in Brother, chia sẻ một số phần mềm Scan trên máy tính và máy in đến các bạn.

Trên máy tính

Các phần mềm Scan trên máy tính vô cùng đa dạng, trong đó có thể kể đến một số ứng dụng phổ biến như:

PDFelement: Là trình quét PDF chuyên nghiệp và mất phí. Phần mềm có nhiều tính năng hơn những phần mềm scan tài liệu thông thường nên người dùng sẽ phải trả phí.

Not Another PDF Scanner 2: Là phần mềm dùng hỗ trợ việc Scan tài liệu chuyên nghiệp, miễn phí cho hệ điều hành Window.

Advanced Scan to PDF Free: Đây là phần mềm Scan tài liệu miễn phí với tính năng chỉ định kích thước trang văn bản và loại nén.

ScanPapyrus: Là trình Scan ảnh, tài liệu thông minh, cho phép chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng từ máy quét, lưu vào máy tính dưới những định dạng văn bản khác nhau.

Trên máy in

Thông thường khi mua máy in nhà sản xuất sẽ tích hợp phần mềm Scan sang định dạng PDF vào máy in. Trong trường hợp chưa có phần mềm trong máy in, bạn có thể cài đặt ứng dụng DocPro và Softi Scan to PDF nhằm quản lý file dễ dàng hơn. Các ứng dụng này cũng hỗ trợ cách Scan trên máy in nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Lưu ý khi Scan trên máy in quan trọng

Ngoài cách Scan tài liệu đã được chia sẻ bên trên, bạn cần chú ý một số lưu ý sau đây khi Scan tài liệu:

Chất lượng tài liệu gốc: Tài liệu gốc, bản in, tài liệu Scan phải được in rõ ràng, không bị nhăn giấy hay mờ nhòe.

Kiểm tra máy in: Đảm bảo máy in đang hoạt động bình thường, ổn định và có đủ mực in, không bị lỗi hoặc bị kẹt giấy.

Kết nối ổn định: Máy in và máy tính kết nối ổn định bằng cáp kết nối hoặc kết nối không dây như Wifi hoặc Bluetooth.

Chọn đúng định dạng và độ phân giải cho tài liệu Scan.

Làm sạch kính Scan.

Kiểm tra, xem xét tài liệu đã được Scan đúng cách, không bị thiếu trang hoặc có lỗi trước khi lưu.

Lưu và sao lưu: Hãy lưu tài liệu trên máy tính dịch vụ lưu trữ đám mây, để đảm bảo không bị mất dữ liệu quan trọng.

Lời kết

Trên đây là chi tiết 3 cách Scan trên máy in đến các bạn thông qua nội dung bài viết trên đây. Hy vọng bài viết về 3 cách Scan tài liệu trên máy in Brother, photo Ricoh và một số lưu ý khi Scan tài liệu đã mang đến các thông tin hữu ích trong quá trình scan, in ấn, sao lưu tài liệu đến các bạn.