Bài viết sau đây là tóm gọn cách sử dụng máy in hiệu quả nhất qua 4 bước cơ bản:

Bước 1: Tiến hành cài đặt máy in với máy chủ

Kết nối dây cắm nguồn của máy in với máy tính

Cài đặt Driver cho máy ( mỗi máy in sẽ có driver riêng kèm theo, nếu chẳng may bị thất lạc thì các bạn có thể tìm kiếm bản cài đặt tại google)

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại được sử dụng trong hệ thống

Chọn Star -> Control Panel -> Printers and Device hoặc Printers and Faxes

Sau đó, chọn thiết bị máy in -> bấm chuột phải và chọn Sharing -> click vào ô Share this Printer -> Apply và nhận xác nhận đồng ý là bạn đã chia sẻ thành công.

Bước 3: Kết nối hệ thống với máy in

Kết nối mạng nội bộ -> Control panel -> Printers and Davices -> And a network để máy in được chia sẻ và in tài liệu

Việc kết nối máy in với nhiều máy tính được sử dụng trong hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng và tiện lợi hơn khi sử dụng in ấn.

Bước 4: In tài liệu

Mở file tài liệu -> nhấn Ctrl + P. Lúc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện, các bạn chỉ cần chọn các thông số rồi nhấn OK. Chờ bản in ra ở khe ở máy in là bạn đã thực hiện thành công việc in ấn với cách sử dụng máy in văn phòng khá đơn giản này rồi.

Những tính năng tùy chọn cơ bản trên máy in

Dưới đây là một số tính năng cơ bản khi sử dụng máy in (bao gồm cả cách sử dụng máy in trên laptop) mà các bạn không thể bỏ qua:

Letter/A4: Lựa chọn kích thước phù hợp khi in ( khổ giấy in a3, a4, a5,…)

Magins: Căn lề cho văn bản cần in với tính năng tùy chọn ( với định dạng Normal)

Portrait Orientation: Lựa chọn bản in dọc

Lanscape Orientation: Lựa chọn bản in ngang

Page per sheet: In gộp các trang của văn bản trên cùng một page

Print One Sided: Chọn chế độ in 1 mặt và in 2 mặt (hoặc tích hợp tùy màu in 2 mặt hoặc không)

Collated: Thực hiện in theo từng trang hoặc in đóng một tập văn bản với số lượng lớn

Copies: Xác định số lượng bản in với tính năng tùy trọn

Printer Properties: Thực hiện tùy chọn nâng cao khi in. Các chế độ nâng cao chủ yếu: Tab Quality với chế độ Standard hoặc Draft,…

Print All Page ( hoặc Print Curet Page) để đánh số trang in

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng máy in

Khi vận hành máy in, để đảm bảo không xảy ra lỗi máy in, đòi hỏi các bạn phải chú ý cao trong quy cách vận hành cũng như bảo dưỡng máy. Dưới đây là một số lưu ý mà các bạn cần quan tâm để tránh gây hỏng hóc thiết bị:

Xếp giấy vào khay đựng giấy

Trước khi xếp các tập giấy vào khay, các bạn nên chú ý quan sát, tách rời các cạnh giấy và làm phẳng chúng tránh tình trạng giấy bị dính. Điều này sẽ giúp máy dễ dàng cuốn giấy hơn.

Sau khi đặt giấy vào khay, các bạn cần chỉnh bộ phận chặn giấy sao cho vừa các cạnh giấy. Bởi nếu kẹp quá chặt (hoặc quá lỏng) đều sẽ khiến máy khó cuốn giấy và gây ra tình trạng kẹp giấy.

Chọn chế độ in phù hợp

Mỗi chiếc máy in sẽ bao gồm nhiều chế độ in khác nhau. Với cách sử dụng máy in trên máy tính, các chế độ in sẽ bao gồm: In nháp (Draft), In văn bản (Text), In ảnh và In ảnh chất lượng cao ( Photo and Best Photo) và In văn bản kèm hình ảnh ( Text & Image). Việc chọn chế độ in thích hợp sẽ giúp chất lượng các bản in đạt chất lượng tốt nhất, đồng thời cũng giúp tiết kiệm chi phí in.

Hộp mực

Hộp mực khi sử dụng rất dễ bị khô, do đó bạn không nên để hộp mực ở ngoài không khí quá lâu. Nếu không sử dụng máy in trong một thời gian dài thì bạn nên tháo hộp mực và bảo quản nó trong hộp kín. Đặc biệt, nếu máy in của bạn sử dụng bình mực laser thì bạn nên lưu ý không nên để nó tiếp xúc với ánh sáng mặt trời nhé.

Vị trí đặt máy in

Khi sử dụng máy in, các bạn nên lưu ý đặt máy ở những nơi có địa hình bằng phẳng, dây cáp và cáp điện nối từ máy in cần phải sắp xếp gọn gàng. Ngoài ra, các bạn cũng nên đặt máy ở những nơi có không khí thông thoáng, tránh tác động từ các yếu tố ngoài trời.