Nếu chỉ cần in ấn - photo văn bản, tài liệu văn phòng thông dụng thì một máy photocopy đen trắng là đủ.

Tuy nhiên màu sắc có tầm chi phối mạnh đến giao tiếp giữa não bộ của bạn với thế giới xung quanh. Nói cụ thể, màu sắc ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần, khả năng cảm nhận và qua đó là hiệu suất làm việc của mọi người. Trong vô thức, nhiều khi bạn không để ý đến sự chi phối này.

Nơi làm việc nếu được thiết kế với màu sắc hài hòa và tươi tắn sẽ không chỉ tạo ra sự cân bằng trong không gian mà còn làm gia tăng cảm giác thoải mái, tích cực hay hứng khởi cho nhân viên.

Tài liệu in màu đẹp được chuẩn bị chu đáo trong cuộc họp hoặc dùng để thuyết trình với đối tác có thể sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, tăng hiệu quả của buổi họp. Thậm chí đây là tín hiệu của sự thành công trong thương thảo với đối tác.

Để đạt được những mục đích này bạn cần có một máy photocopy màu tốt.

Chọn được một máy photocopy màu tốt là điều không dễ đối với những người chưa có kinh nghiệm mua hay sử dụng máy.

Trong bài viết này, Trần Lâm sẽ cùng bạn đi tìm một số "mẹo" để có được máy photocopy màu tốt nhất cho mình.

Trước hết, máy photocopy màu tốt là máy phù hợp với:

Nhu cầu sử dụng

Phải xác định chính xác nhu cầu sử dụng rồi mới nghĩ đến chuyện đi tìm chiếc máy photocopy màu tốt cho mình (Có cần photo màu không? Cần in màu hay chỉ cần đen trắng? Có cần thêm các tính năng scan, trao đổi dữ liệu? In ấn nhiều hay ít? Chất lượng bản in cao hay vừa thôi?...);

Nhân viên tư vấn sẽ giúp chọn đúng cấu hình máy bạn cần nếu bạn cho họ biết bạn sẽ dùng máy để làm gì.

Năng lực tài chính

Nếu sẵn sàng, bạn có thể mua cho mình một máy phù hợp với nhu cầu.

- Tất nhiên máy càng nhiều tính năng thì càng đắt; máy có công suất càng lớn hoặc chất lượng bản in càng tốt cũng càng đắt. Máy dùng rồi là một phương án hay.

- Việc sở hữu máy sẽ giúp tối ưu hóa và đẩy hiệu suất công việc lên mức cao nhất.

- Vấn đề ở chỗ bạn phải bỏ ra một khoản đầu tư không nhỏ ban đầu, phải lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ cho nó, nhưng sau một thời gian khi nó trở nên lạc hậu thì không thể nâng cấp được.

Nếu chưa sẵn sàng hoặc chưa muốn, bạn có thể tìm đến dịch vụ cho thuê.

Với dịch vụ này, bạn sẽ có một máy photocopy màu tốt nhất nhưng không cần chi phí đầu tư ban đầu, không tốn phí bảo trì và luôn được dùng đời máy hiện đại nhất nếu muốn.

Không gian văn phòng

Với máy photocopy, kích thước là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Kích thước máy có mối quan hệ mật thiết với tính năng, công suất và độ bền của nó.

Nếu kích thước là nhỏ (máy photocopy để bàn, máy mini…); nó sẽ có công suất bé hơn, kém bền hơn và có thể có ít chức năng hơn các máy lớn.

Có thể bạn thích Máy photocopy có in được không?

Ngoài ra một không gian rộng nếu đặt chiếc máy in quá nhỏ thì cảm giác trống trải sẽ xuất hiện ngay. Nhưng nếu diện tích chỗ làm nhỏ mà muốn dùng máy photocopy lớn thì không biết đặt ở đâu.

Chưa hết, một máy photocopy màu tốt ngoài phục vụ công việc ra còn là một điểm nhấn đẹp cho phòng làm việc. Văn phòng nếu bố trí đồ vật hài hòa và thẩm mỹ luôn tạo cho bạn cảm giác phấn chấn, hiệu suất công việc sẽ tốt hơn.

Vì vậy bạn không thể đơn giản thích máy này vì nó to lớn, bề thế hoặc muốn máy kia vì nó gọn nhỏ, xinh xắn. Nó phải bền bỉ, đáp ứng được nhu cầu với mức chi phí tốt nhất và hợp với không gian làm việc.

Nếu thỏa mãn được tất cả các tiêu chí trên ở mức độ nào đó, nó chính là máy photocopy màu tốt nhất của bạn.

Thứ hai, vốn hiểu biết cơ bản về các thương hiệu máy sẽ giúp bạn tìm được máy photocopy màu tốt và phù hợp với mình nhất

Các tên tuổi nổi tiếng thế giới như Xerox, Canon, Toshiba, Ricoh... đều có nhiều dòng sản phẩm máy photocopy màu tốt cho mọi phân khúc khách hàng.

Tuy nhiên mỗi thương hiệu đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Có thể điểm qua ở thị trường trong nước ta:

1. Xerox

Máy photocopy Xerox có tốc độ in ấn nhanh, hoạt động êm ái. Chất lượng bản in được nhiều người dùng đánh giá sắc nét, phong phú và sống động hơn so với nhiều thương hiệu tương đương.

Máy Xerox sử dụng mực EA-ECO, tiết kiệm 40% năng lượng so với những loại mực khác. Vì vậy máy chạy mát hơn, tốn ít điện năng. Lượng khí CO2 thải cũng ít.

Tuy nhiên vì phải sử dụng mực chính hãng nên chi phí thay mực sẽ nhiều, bạn phải mua bình mực mới và không thể sử dụng các dịch vụ nạp mực với chi phí rẻ hơn.

Xerox là thương hiệu máy photocopy màu tốt nhưng ít được sử dụng phổ biến tại Việt Nam nên khó tìm linh kiện thay thế khi cần.

2. Canon

Máy photocopy Canon có mẫu mã đẹp, vận hành bền bỉ. Phân khúc Canon hướng đến chủ yếu là dòng máy tầm trung, đáp ứng nhu cầu in/photo của công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá máy và vật tư phù hợp túi tiền của người tiêu dùng. Máy hoạt động trơn tru, ít kén giấy và mực.

Dù là dòng máy photocopy màu tốt nhưng mẫu mã Canon thường thay đổi liên tục nên đôi khi làm người dùng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm linh kiện thay thế.

Một số người tỏ ra ngần ngại khi sử dụng máy Canon do quá trình khắc phục sự cố hơi phức tạp.

3. Toshiba

Toshiba luôn thuộc danh sách những dòng máy photocopy màu tốt và bền bỉ hàng đầu. Tuy nhiên máy Toshiba thường ồn hơn so với Ricoh cùng cấu hình. Máy cũng có kích thước to, gây khó cho các văn phòng nhỏ hẹp.

Do đặc thù về kiểu dáng và độ ồn như vậy nên máy photocopy Toshiba thích hợp hơn với môi trường dịch vụ hoặc xí nghiệp có không gian rộng rãi.

4. Ricoh

Máy photocopy Ricoh được đánh giá là rất hợp với văn phòng do bền bỉ, thiết kế gọn gàng và hoạt động êm ả. Máy có thể đặt trong mọi không gian mà vẫn đảm bảo sự sang trọng, thanh lịch.

Thành phẩm bản in rất đẹp, sắc nét và chi tiết hơn so với máy Toshiba có cấu hình tương đương. Ricoh là một trong những dòng máy photocopy màu tốt nhất, bền bỉ nhất hiện nay.

Trên thị trường hiện nay, máy Ricoh và Toshiba thường đắt hơn so với những thương hiệu khác. Nhưng nếu với công suất và chức năng như nhau thì máy Toshiba lại rẻ hơn Ricoh.

Thứ ba, một doanh nghiệp uy tín sẽ bảo đảm cung cấp cho bạn máy photocopy màu tốt nhất.

Bạn phải tìm đến một địa chỉ uy tín vì:

Doanh nghiệp có uy tín sẽ tư vấn giúp chọn đúng máy bạn cần với giá cả tốt nhất, cung cấp máy photocopy chính hãng và bảo đảm với khách hàng về chất lượng máy.

Máy được cung cấp bởi một doanh nghiệp uy tín sẽ có chế độ bảo hành, hậu mãi tốt và được bảo trì, bảo dưỡng chu đáo.