Máy in đang là một thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng của các doanh nghiệp, thậm chí ngay cả các gia đình cũng sắm cho mình 1 cái máy in để tiện hơn trong lúc làm việc. Hiện nay máy in đang được dùng khá phổ biến, thế nhưng không phải nhân viên văn phòng nào cũng nắm rõ đước cách sử dụng và cần phải lưu ý những gì để bền máy hơn?

Hiện nay đa phần các công ty đều cài đặt máy tính nối mạng wifi nên việc cài đặt máy inkhá dễ dàng. Cho nên chúng ta chỉ cần cài đặt trên một máy chủ sau đó chia sẻ cho các máy khác trong hệ thống mạng wiffi của công ty.

Bước 1: Cài đặt máy in cho máy chủ

Cắm dây nguồn kết nối với máy in và máy chủ ( bất kỳ, tốt nhất cài máy bàn) trong văn phòng.

Mỗi máy in đều có driver riêng, thường kèm theo máy in. Nhưng nếu bị thất lạc thì chúng ta có thể tìm kiếm trên google và tải về và cài đặt

- Download Driver máy in tương ứng với dòng máy về, giải nén Driver

- Vào Device and Printers

Tìm đến Máy in tương ứng và update

Hoặc

Click phải vào My computer, chọn Manage

Tìm đến biểu tường màu vàng(đó là máy in đã nhận nhưng chưa có driver)

Click phải lên biểu tượng màu vàng –> chọn Update –> trỏ đường dẫn tời Driver vừa giải nén.

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in cho các máy còn lại trong hệ thống

– Vào Star -> Control Panel -> Printers and device or Printers and Faxes (có biểu tượng cái máy in)

– Chọn vào thiết bị máy in, nó sẽ hiển thị tên máy in mà bạn vừa cài drive cho máy chủ. Bạn bấm chuột phải chọn Sharing -> tích vào ô Share this printer -> Apply -> Ok.

Bước 3: Các máy cùng hệ thống có thể sử dụng máy in

Muốn nhiều máy tính có thể sử dụng máy in, chúng ta phải kết nối mạng nội bộ

Sau đó Control panel -> Printers and Devices -> Add Printer -> Add a network để thấy máy in đã được chia sẻ và bắt đầu sử dụng như bình thường.

Note: Các máy con trong cùng hệ thống và máy in chỉ sử dụng được khi máy chủ đang hoạt động.

Hướng dẫn sử dụng máy in

Sau khi đã thực hiện xong cài đặt.

Mở flie tài liệu cần in nhấn Ctrl+P, xuất hiện giao diện như thế này

Các chức năng tùy chọn cơ bản như sau :

Copies: Tùy chọn số lượng bản in

Printer Properties: Tùy chọn nâng cao cho việc in ấn của máy in, thể chọn chất lượng bản in trong Tab Quality với chế độ Standard (chất lượng thường) hay chế độ Draft (chất lượng bản nháp) và còn có thể tùy chỉnh in thêm Water Mark (chữ ký chìm).

Print All Pages: trong mục này có thể chọn bao gồm Print All Pages (in tất cả các trang của văn bản) hoặc Print Curent Page (chọn in chỉ vài trang tùy chọn) và khi đó dòng Pages ở dưới sẽ dùng đánh số trang để in như 3-5,…

Print One Sided (in 1 mặt) hoặc Print on Both Sides (in 2 mặt giấy) tích hợp tùy máy in có tính năng in 2 mặt hay không.

Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.

Portrait/ Lanscape Orientation: Lựa chọn bản in dọc hay in ngang

A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho giấy in A4 hoặc A3

Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in có nhiều định dạng như kiểu Normal với căn lề 4 bên 1” hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5”,…

Page per sheet: Lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại trong 1 page. Có thể lựa chọn in 2/4/6 hoặc 8 trang gộp 1