Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách Scan tài liệu từ máy in vào máy tính đơn giản và chi tiết nhất.

Scan là gì?

Để dữ liệu từ tài liệu, giấy tờ hoặc hình ảnh được chuyển thành văn bản, file lưu trữ thì Scan chính là một công cụ hữu dụng. Thông qua các app scan trên điện thoại hoặc máy quét tài liệu thì công việc đó sẽ trở nên rất dễ dàng.

Cách Scan tài liệu từ máy in lên máy tính

Cách scan tài liệu với 7 bước vô cùng đơn giản sau đây:

Bước 1: Cắm nguồn điện vào thiết bị và kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp.

Bước 2: Đặt giấy muốn Scan vào bề mặt Scan của máy in (Bạn chỉ có thể Scan 1 mặt/lần, muốn Scan nhiều mặt cần lật nhiều lần).

Bước 3: Mở máy tính được kết nối, sau đó tìm kiếm và mở phần mềm Devices and Printers.

Bước 4: Tại mục Printers, chọn máy in của bạn > click chuột phải và chọn Start Scan.

Bước 5: Chọn định dạng cho tài liệu Scan > chọn độ phân giải mong muốn (Resolution) → Nhấn Preview để xem trước và scan tài liệu.

Bước 6: Chọn Review, organize, and group items to import > Next.

Bước 7: Chọn Import và chờ máy Scan là hoàn thành.

Cách Scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính

Dưới đây là cách scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính chỉ với 3 bước vô cùng đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi:

Chọn máy Scan

Hiện nay có rất nhiều loại máy in trên thị trường, để thuận tiện cho việc chọn lựa thì bạn nên cân nhắc kĩ về mục đích sử dụng. Có hai loại máy scan chính là máy scan tài liệu và máy scan ảnh. Máy scan tài liệu thích hợp cho việc kinh doanh, văn phòng. Trong khi đó, máy scan ảnh sẽ cung cấp chất lượng cao hơn cho việc scan ảnh, bức tranh hoặc các tài liệu đòi hỏi độ phân giải cao.

Cài phần mềm Scan

Thông thường khi mua máy in thì nhà sản xuất sẽ tích hợp sẵn phần mềm Scan sang định dạng PDF vào máy. Nhưng nếu máy bạn chưa có định dạng Scan PDF thì bạn có thể tải về và cài đặt phần mềm Softi Scan to PDF hoặc DocPro để tiện trong việc quản lý file.

Lưu ý: Bạn cần cung cấp quyền truy cập quan trọng cho phần mềm scan để nó hoạt động chính xác. Đảm bảo rằng bạn đã đọc và hiểu các hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm.

Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu scan có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng máy scan hoặc ứng dụng quét trên điện thoại di động mà bạn đã tải sẵn ở trên.

Cách scan tài liệu ra file PDF:

Bước 1: Khởi động phần mềm Softi Scan to PDF > Nhấn vào chuẩn Scan trong Select Scanner.

Bước 2: Tại mục DPI, chọn 200 > Color ngay sau ô DPI.

Bước 3: Chọn Show Scanner Dialog > Scan.

Bước 4: Chọn Preview quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu Scan > Scan.

Bước 5: Xoay tài liệu về hướng thẳng đứng > Scan trang tài liệu tiếp theo > Save PDF để lưu file.

Cách scan tài liệu ra file văn bản:

Bước 1: Đối với văn bản tiếng anh thì bạn hãy sử dụng phần mềm FreeOCR.net > Khởi động app > Open để mở tài liệu đã Scan > Lưu dưới dạng file hình ảnh.

Bước 2: Nhấn ORC để xem các nội dung tài liệu ở khung bên trái → Lưu file text.

Bước 3: Để xóa nội dung và tiếp tục Scan văn bản thì bạn chọn Clear Text Windows.

Cần lưu ý gì khi Scan tài liệu từ máy in sang máy tính

Để đảm bảo về chất lượng cũng như hình thức, bạn nên chú ý một vài vấn đề nhỏ như sau:

Tài liệu in phải rõ ràng, không bị mờ, nhòe hoặc giấy bị nhăn.

Máy in và máy tính phải được kết nối ổn định thông qua dây cáp để khi thực hiện scan sẽ không bị gián đoạn.