Các văn phòng làm việc được xem là một trong những trung tâm đầu não của doanh nghiệp. Nhằm mong muốn nhân viên có thể làm việc đúng cách, nhanh chóng và hiệu quả, nhiều công ty đã tập trung đầu tư vào các trang thiết bị văn phòng một cách kỹ lưỡng. Từ đó, giúp cho công việc hàng ngày trở nên suôn sẻ, việc quản lý nhân viên cũng tốt hơn. Vậy thì thiết bị văn phòng bao gồm những gì? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm về thiết bị văn phòng là gì?

Thiết bị văn phòng bao gồm những thiết bị, máy móc và vật dụng cần thiết phục vụ cho hoạt động hằng ngày ở văn phòng. Bên cạnh đó, các thiết bị này phải an toàn, dễ sử dụng, đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Ngoài ra, nhiều công ty còn có ý tưởng đầu tư vào giải trí hay đồ dùng nhà bếp như: Máy pha cà phê, dụng cụ nấu ăn đơn giản,… điều này không những nâng cao tinh thần làm việc và sức sáng tạo của nhân viên mà còn giảm bớt đi phần nào căng thẳng.

Vai trò của các thiết bị văn phòng trong phòng làm việc

Bất cứ văn phòng làm việc nào cũng không thể thiếu thiếu đi các thiết bị văn phòng vì nó mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Sau đây là những vai trò nổi bật của những thiết bị trong phòng làm việc:

Nhờ có sự hỗ trợ của máy móc mà thời gian làm việc tiết kiệm đáng kể và hiệu suất làm việc cao hơn.

Lưu trữ dữ liệu, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng.

Nhờ vào các thiết bị hiện đại giúp văn phòng làm việc trở nên chuyên nghiệp, nhân viên thích thú làm việc hơn.

Tổng hợp và truyền đạt tin tức, báo cáo công việc hiệu quả và phân tích thông tin với độ chính xác cao.

Nâng cao tinh thần làm việc nhân viên và giúp nhân viên trong văn phòng thư giãn, giảm bớt áp lực, căng thẳng.

Một số tiêu chí lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp

Doanh nghiệp muốn mua những thiết bị cần thiết cho văn phòng không những phải xem xét nhiều yếu tố, mà còn phải so sánh lựa chọn giữa hàng ngàn loại thiết bị khác nhau. Và đây là một số tiêu chí mà doanh nghiệp cần lưu ý khi mua thiết bị cho văn phòng:

Lập lên danh sách thiết bị được sắp xếp theo thứ tự cần thiết cho văn phòng.

Xác định yêu cầu sử dụng đối với trang thiết bị, xem xét khả năng tài chính công ty có thể đầu tư.

Có thể căn cứ vào thiết kế văn phòng lựa chọn màu sắc cho thiết bị sao cho phù hợp.

Có thể lập bảng cho điểm về những đặc điểm của các thiết bị, nhằm so sánh các thiết bị cùng loại để đưa lựa chọn dễ hơn.

Nên mua các thiết bị ở địa điểm uy tín để đảm bảo chất lượng, giả cả tốt.

Những loại thiết bị văn phòng cần phải có trong phòng làm việc

Giấy văn phòng

Giấy văn phòng có nhiều loại khác nhau:

Thường các loại giấy A được sử dụng nhiều trong văn phòng để photo tài liệu, văn bản cuộc họp, làm hồ sơ, hợp đồng,… Còn đối với các công ty kiến trúc thì giấy sẽ được dùng làm bản vẽ thiết kế.

Giấy note nên được chuẩn bị đầy đủ để nhân viên ghi chú lại những việc cần làm hoặc vấn đề quan trọng.

Giấy văn phòng còn được dùng để làm giấy in hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất hàng,….

Ngoài ra, còn có giấy than, giấy in nhiệt, 2 loại giấy này phụ thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp có cần hay không mới mua.

Bút văn phòng

Bút là một trong những thiết bị văn phòng không thể thiếu trong các phòng làm việc. Thông thường, trong văn phòng sẽ có các loại bút như: Bút bi, bút xóa, bút chì, bút dạ quang,… Tùy vào môi trường làm việc, tính chất công việc khác nhau mà nhu cầu với các loại bút cũng sẽ khác nhau.

Folder/ bìa kẹp

Folder/ bìa kẹp giúp ích nhiều trong việc phân loại, lưu trữ tài liệu, hồ sơ một cách khoa học; quản lý thông tin hiệu quả và tìm kiếm cũng nhanh chóng hơn. Giảm đi bớt tình trạng thất lạc tài liệu.

Bên cạnh đó, folder/ bìa kẹp được nhân viên sử dụng nhiều trong quá trình làm việc. Cũng như các buổi giao tiếp ký kết hợp đồng với khách hàng, thể hiện được tính chuyên nghiệp trong phong thái làm việc của công ty.

Sổ sách

Có thể phân ra 2 loại sổ sách thiết yếu trong văn phòng như sau:

Sổ ghi chép thường ưu tiên loại sổ vừa và nhỏ, dễ dàng cầm tay, mang theo bên người dùng ghi chép những vấn đề quan trọng cần giải quyết, những thông tin lưu ý trong cuộc họp,….

Sổ kế toán bao gồm: Sổ lương, phiếu xuất kho,…

Thông thường, bộ phận phận hành chính nhân sự và kế toán sử dụng sổ sách nhiều hơn so với các bộ phận khác.

Bấm ghim, kẹp, hộp ghim

Dù là loại vật dụng nhỏ bé nhưng hầu hết các công việc nào cũng cần đến loại thiết bị văn phòng này. Vật dụng này có nhiều loại và kích thước khác nhau nên sử dụng chúng phụ thuộc độ dày, kích thước của tài liệu.

Nội thất văn phòng

Doanh nghiệp nên lựa chọn nội thất sao cho nó phù hợp với yêu cầu công việc, thiết kế và trang trí của văn phòng, chẳng hạn như: Trong văn phòng làm việc của nhân viên thì bàn ghế phải gọn gàng, thoải mái do tính chất công việc phải ngồi lâu trong nhiều giờ, khu vực tiếp khách thường phải có tủ trưng bày những đồ vật trang trí và vật thể hiện thành tựu công ty. Ngoài ra, kệ, giá đỡ, tủ dùng cất giữ tài liệu,… phải được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình làm việc nhất.

Máy in, photo, scan

Với doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều cần máy in, máy photocopy, scan bởi nhu cầu sử dụng các loại thiết bị văn phòng này rất nhiều. Do đó, máy in, photo, scan là 3 loại máy cơ bản mà doanh nghiệp phải đầu tư. Lựa chọn những dòng máy có thương hiệu, nơi cung cấp uy tín nhằm tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng.

Máy ép plastic

Để đảm bảo giấy tờ quan trọng được lưu trữ lâu dài, không bị phai mờ, mục nát, tránh khỏi tác động của vết bẩn, bụi, độ ẩm, doanh nghiệp sử dụng máy ép plastic. Thiết bị tạo ra một lớp màng bằng nhựa bảo vệ cho tài liệu.

Về thực tế, doanh nghiệp có hàng tá giấy tờ cần bảo quản bằng phương pháp trên, nếu lúc nào cũng phải đem tất cả chúng đi ra ngoài ép nhựa sẽ rất bất tiện và tốn kém. Do đó, doanh nghiệp nên sắm riêng cho mình máy ép plastic để tiết kiệm chi phí và cả thời gian.

Máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là máy cắt giấy thành những dải dài hoặc thành mảnh vụn nhằm hủy bỏ đi những tài liệu quan trọng liên quan đến bí mật công ty hay thông tin quan trọng.

Thiết bị lưu trữ

Công nghệ ngày càng phát triển, việc lưu trữ giấy tờ cũng ngày càng tiện lợi hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng USB, thư mục lưu trữ, ổ cứng để phân loại và sắp xếp giấy tờ. Các thư mục lưu trữ rất dễ sử dụng để lưu tệp, tuy nhiên nếu mong muốn đảm bảo bảo mật thông tin tệp thì USB là lựa chọn đúng đắn.

Thiết bị trình chiếu

Thiết bị trình chiếu là thiết bị văn phòng có khả năng hiển thị, ví dụ như: Bảng trắng và máy chiếu, TV, màn hình LED,… Thường được sử dụng trong các cuộc họp, hội nghị nhằm để trình bày hoặc minh họa cho các chiến lược, sơ đồ tư duy,….giúp bài diễn thuyết hay thuyết trình diễn ra suôn sẻ, thu hút người nghe.

Đây là thiết bị khá gần gũi với chúng ta hiện nay, một công dụng khác của thiết bị trình chiếu đó chính là làm bảng thông báo. Chúng phù hợp nếu được đặt ở phòng nghỉ của công ty để nhân viên cập nhật thông báo mới công ty hoặc phân công nhiệm vụ công việc hằng ngày.

Đồ dùng nhà bếp

Hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào hiện nay cũng có máy pha cà phê, máy nước để cung cấp nước uống miễn phí cho nhân viên. Hai thiết bị này đều rất thiết yếu làm nhân viên tập trung vào công việc hơn.

Ngoài ra, có công ty sẽ có lò vi sóng hoặc các dụng cụ đơn giản như dao, kéo,…dùng để hâm nóng thức ăn hoặc làm công việc bếp núc đơn giản khi ở lại làm việc.

Nhờ vào tất cả điều này, văn hóa và tinh thần nhân viên tăng lên theo chiều hướng tích cực.

Thiết bị văn phòng luôn đóng vai trò quan trọng đối với văn phòng làm việc, góp phần làm tăng cao năng suất làm việc. Thời đại 4.0, khoa học ngày càng phát triển, các doanh nghiệp nên sắm sửa đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ cho quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời điều này còn thể hiện lên tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp.