Máy in văn phòng ngày nay là thiết bị hữu dụng và cần thiết trong công việc hàng ngày tại các văn phòng. Máy in văn phòng trên thị trường được thiết kế rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã, thương hiệu. Điều này chắc hẳn sẽ làm bạn phân vân rất nhiều để đưa ra được quyết định chọn mua.

1. Máy in văn phòng

Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và sở hữu nhiều công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất hiện nay và chiếm phần lớn là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laser.

Hầu hết các máy in sử dụng trong văn phòng, chúng được nối với một máy chủ / máy tính dùng in chung. Phần khác của máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để in nhãn mác, trang trí sản phẩm,… trên các chất liệu riêng. Máy in văn phòng được chia thành các loại sau: máy in laser, máy in kim, máy in phun, máy in hóa đơn.

2. Tiêu chí lựa chọn máy in văn phòng

2.1. Nhu cầu sử dụng máy in văn phòng

Việc lựa chọn máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều cần thiết để bạn tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả. Trước tiên, bạn cần xác định nhu cầu thực tế sử dụng theo các tiêu chí sau đây:

Bạn muốn mua máy in như thế nào?

Mua máy in để in các bản in đen trắng hay cả in màu? Khối lượng bản in nhiều hay là ít? Chất lượng bản in cần như thế nào và khổ giấy bản in thường xuyên là khổ giấy nào? Nếu phần lớn bạn chỉ in đen trắng, ít in màu, thì bạn chỉ nên mua máy in đen trắng. Không nên mua máy in màu, bởi vì giá thành máy và giá thay mực sẽ cao hơn.

Mục đích sử dụng máy in văn phòng trong việc in ấn

Nếu bạn chỉ cần in những tài liệu đơn giản với số lượng in mỗi lần ít, thì chỉ cần mua máy in nhỏ gọn với giá thành thấp. Còn nếu là các văn phòng cần in một số lượng tài liệu lớn, chất lượng cao thì nên đầu tư vào các loại máy in văn phòng có công suất cao.

Lựa chọn máy in văn phòng phù hợp với công nghệ

Nếu bạn kinh doanh dịch vụ in ấn hoặc là cần chất lượng bản in cao, tốc độ in nhanh thì nên đầu tư vào những loại máy in công nghệ hiện đại.

2.2. Mức giá máy in văn phòng

Bạn cần xem xét tổng chi phí tối đa bạn có thể đầu tư cho một chiếc máy in là bao nhiêu. Tùy vào chức năng của máy hay thể loại máy (máy in phun hay laser,…) mà mức giá của từng loại máy in văn phòng sẽ khác nhau.

2.3. Kích thước máy in văn phòng

Ngoài chức năng và công nghệ, kích thước máy in cũng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét. Một số máy in văn phòng chức năng đơn giản tuy nhiên lại có kích thước quá lớn. Khi đó, việc máy in chiếm quá nhiều diện tích cũng làm ảnh hưởng đến không gian làm việc của bạn. Cũng như việc lau chùi, bảo dưỡng định kỳ. Vì vậy, trước khi quyết định mua, bạn cần đo đạc chính xác không gian đặt máy in. Sau đó, tham khảo kích thước của nhà sản xuất, tốt nhất, bạn nên đến cửa hàng trực tiếp để có được đánh giá chính xác nhất.

2.4. Công suất máy in văn phòng

Công suất máy in văn phòng dựa trên các yếu tố sau đây:

Chất lượng in

Máy in văn phòng sẽ có sự khác nhau về chất lượng bản in đầu ra đáng kể. Bạn nên cân nhắc chất lượng đầu ra của từng loại tài liệu riêng biệt (văn bản, hình ảnh hay đồ họa). Vì cùng một máy in có thể cho ra chất lượng cao đối với loại tài liệu này. Còn với loại tài liệu khác thì không được như vậy.

Tốc độ in

Nếu đa phần bạn cần in các tài liệu có độ dài khoảng 1 – 2 trang, bạn không cần phải lo lắng nhiều về tốc độ máy in. Còn nếu bạn thường phải in nhiều tài liệu có độ dài và số lượng lớn, khi đó tốc độ là một điều cần chú ý. Và có thể một máy in laser sẽ phù hợp với bạn hơn. Máy in laser sẽ cho tốc độ xử lý gần như tối đa đối với các tài liệu không quá phức tạp, không tốn nhiều thời gian xử lý.

Thông thường, các máy in phun được cho là có tốc độ nhanh hơn các loại máy in laser ở cùng một mức giá bán, nhưng trong thực tế sử dụng lại không có sự khác biệt quá nhiều. Nhìn chung, các máy in phun nhanh thường có xu hướng được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Các dòng máy in phun tốc độ cao phổ biến có thể kể đến như Epson WorkForce Pro, Canon Maxify và HP PageWide Pro.

Lượng tài liệu bạn cần in

Nếu nhu cầu tài liệu mỗi ngày của bạn ít, bạn không cần lo lắng về việc máy in được thiết kế để in bao nhiêu hay nó có bị quá tải không. Tuy nhiên, nếu nhu cầu in ấn lớn, bạn cần xem xét kỹ các thông số kỹ thuật. Tính toán chi phí mực và giấy in, qua đó ước tính lượng tài liệu mà bạn cần in để chọn cho mình một thiết bị đáp ứng đủ nhu cầu.

3. Lựa chọn máy in văn phòng theo nhu cầu

3.1. Máy in màu hay chỉ in trắng đen?

Để lựa chọn được máy in văn phòng phù hợp nhất, trước tiên bạn cần dựa vào nhu cầu sử dụng. Sau đó là giá thành, tần suất sử dụng và in màu hay đen trắng.

Nếu bạn mua để sử dụng trong công việc văn phòng, kinh doanh, bạn cần xác định các yếu tố sau:

Số lượng người dùng và mức độ in màu trong một tháng

Loại tài liệu in thường xuyên

Nhu cầu sử dụng các chức năng như copy, scan, fax,…

Đa phần các tài liệu liên quan đến kinh doanh / văn phòng đều sẽ được in màu. Bạn có thể chọn mua máy in màu, sẽ có nhiều chức năng hỗ trợ công việc của bạn, in trắng đen hay in màu đều được và có cả chức năng scan hình ảnh.

Tuy nhiên, bạn nên chọn những loại máy in có hộp mực lớn để in được số lượng bản in nhiều và tốc độ in phải nhanh:

Máy in trắng đen / Máy in màu 1 – 5 người dùng khổ A4 sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 2.500 trang

Máy in trắng đen 3 – 10 người dùng khổ A4 sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 4.000 trang, còn máy in màu sẽ có công suất khuyến nghị tối đa là 1.500 hoặc 4.500 trang

Máy in trắng đen đơn / đa năng hoặc máy in màu đơn / đa năng cho trên 10 người sử dụng và có thể in trên 6.000 trang

Còn nếu không có nhu cầu sử dụng thường xuyên, bạn chỉ cần lựa chọn chiếc máy in cơ bản. Không cần cầu kỳ, hay nhiều chức năng mà vẫn có thể in được những giấy tờ cần thiết, với mức giá hợp lý.

3.2. Bạn có cần máy in văn phòng đa năng hay không?

Máy in văn phòng đa năng là thiết bị ngoài chức năng là in thông thường, còn tích hợp thêm các chức năng khác như scan, copy hoặc nhiều việc khác tùy vào thiết kế của nhà sản xuất.

Sau đây là một số ưu và nhược điểm của loại máy in văn phòng đa năng để bạn đưa ra lựa chọn và quyết định phù hợp:

Ưu điểm của máy in đa năng là sự đa năng, loại máy in này tích hợp nhiều tính năng hữu ích như in, in màu, photo, scan, fax,… Cực kỳ hữu ích đối với công việc văn phòng, thiết kế,… Ngoài ra, máy in đa năng giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng di chuyển đáng kể. Đây có thể nói là giải pháp tối ưu cho những văn phòng vừa và nhỏ, đáp ứng cơ bản yêu cầu in ấn, scan, photo không quá cao của khách hàng. Máy in đa năng giúp nâng cao tốc độ in và năng suất của các văn phòng ít nhân viên.

Nhược điểm của máy in đa năng là chúng ít khi có một chức năng nào hoạt động xuất sắc. Tất cả các chức năng chỉ hoạt động ở mức tương đương do nhà sản xuất đã tích hợp nhiều tính năng vào một thiết bị, chưa kể đến việc sẽ lãng phí nếu không sử dụng hết các chức năng. Nếu cần làm việc nhiều liên quan đến scan và đòi hỏi độ nét cao, bạn nên mua một máy scan riêng biệt. Vì máy in đa năng sẽ không hoàn thành việc scan một cách xuất sắc. Bên cạnh đó, hộp mực của máy in đa năng nhanh hết dẫn đến tần suất đổ mực nhiều. Việc này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy in.

Vì vậy, tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng, bạn có thể đưa ra lựa chọn chính xác là nên hay không nên mua máy in đa năng.

3.3. Hiệu suất sử dụng máy in

Hiệu suất sử dụng máy in là số lần in tối đa mà máy in đó có thể thực hiện trong khoảng thời gian 1 tháng. Tùy thuộc vào từng loại máy in mà số lần in trong 1 tháng sẽ dao động từ 3000 lần trên các máy in dân dụng cho đến 100.000 lần trên các máy in chuyên dụng công suất lớn.

3.4. Mục đích in ấn

Bạn muốn mua máy in để chỉ để in trắng đen hay in màu? Nếu mua máy in với mục đích in ấn thông thường như in tài liệu, văn bản, hình ảnh…để tham khảo, lưu trữ, phục vụ học tập hay công việc thì nên dùng máy in đơn, chức năng chỉ dùng để in.

Mục đích bạn mua máy in văn phòng với chức năng duy nhất là in ảnh thì bạn nên chọn dòng máy in Photo Printer. Dòng máy in ảnh này cực kỳ nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển và mang theo khi cần thiết.

Và cuối cùng nếu bạn có nhu cầu in ấn các tác vụ văn phòng cơ bản và chuyên nghiệp như in ấn, scan, copy và fax bạn có thể chọn mua máy in văn phòng đa năng.

Nói tóm lại, tùy theo mục đích in ấn mà bạn nên nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng để chọn máy in văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn.

3.5. Máy in theo kích thước giấy

Bạn cần xác định máy in văn phòng in trên khổ giấy nào là chính? Hiện nay, khổ giấy A4 là kích thước phổ biến được sử dụng cho máy in văn phòng để in các tài liệu.