Thiết bị văn phòng là những thiết bị máy móc, các vật dụng cần thiết cho các hoạt động hằng ngày và công việc trong lĩnh vực văn phòng. Đó là máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy các loại, mực các loại…, máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,…Lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng điều hành các hoạt động hàng ngày của mình một cách trơn tru và hiệu quả. Trong khi lựa chọn các công cụ văn phòng này, các doanh nghiệp nên luôn luôn ghi nhớ nhu cầu của nhân viên.

Thiết bị văn phòng gồm những gì?

Lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của nhân viên. Và dưới đây là các loại thiết bị văn phòng thiết yếu mà một văn phòng cần quan tâm. Và dưới đây là các yếu tố cần xem xét trước khi mua hoặc thuê thiết bị văn phòng.

Chi phí: xem xét ngân sách của bạn

Thiết kế: đầu tư vào các thiết kế sáng tạo mang lại sự chuyên nghiệp, tối giản.

Độ bền: chất lượng tốt, ít sửa chữa.

Tiết kiệm không gian: sắp xếp nó để văn phòng trông lớn hơn.

Tính di động: nên dễ dàng di chuyển.

1. Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là những vật dụng thiết yếu hàng ngày cơ bản mà mọi doanh nghiệp nên có. Các mặt hàng như bút, giấy, sổ ghi chép, thiết bị văn phòng cần thiết và các thiết bị văn phòng cần thiết khác cần có sẵn để nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả.

2. Máy photocopy, máy in

Máy photocopy và máy in chắc chắn là thiết bị văn phòng quan trọng tại các doanh nghiệp.. Hỗ trợ công việc đạt hiệu quả hơn và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, công ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn. Liên quan đến sự bảo mật thông tin nội bộ nên mỗi doanh nghiệp chắc chắn nên có một số máy móc cơ bản như máy in kinh doanh, máy photocopy và máy quét.

Thay vì mua máy photocopy, các công ty ngân sách thấp có thể lựa chọn khả năng cho thuê máy photocopy. Điều tương tự cũng áp dụng cho máy in, vì cho thuê máy in có thể là một lựa chọn hiệu quả về chi phí.

Rất nhiều nhà cung cấp các máy khác nhau với các tính năng khác nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu của văn phòng của bạn, bạn có thể chọn các loại máy photocopy văn phòng khác nhau. Có những lưu ý trước khi thuê máy photocopy mà bạn nên quan tâm.

3. Hệ thống điện thoại

Giao tiếp hiệu quả là một công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp. Khi xem xét thiết bị kinh doanh, các công ty nên luôn đầu tư vào một hệ thống điện thoại văn phòng tốt . Bằng cách này, nhân viên có thể giữ liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp ở cấp độ cá nhân.

Điện thoại di động dành cho doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho nhân viên là điện thoại di động, nghĩa là những người di chuyển nhiều cho mục đích kinh doanh hoặc những người chủ yếu làm việc ngoài văn phòng. Đại diện bán hàng chủ yếu có thể được hưởng lợi từ một điện thoại di động kinh doanh vì nó cho phép họ cải thiện quy trình bán hàng.

4. Phần mềm máy tính

Thông tin là xương sống của mọi doanh nghiệp, phần mềm máy tính là một nhu cầu thiết yếu khác thuộc danh mục vật tư văn phòng thiết yếu. Phần mềm máy tính bao gồm các ứng dụng hữu ích, phần mềm chống vi-rút, phần mềm xử lý văn bản và hệ thống CRM.

5. Thiết bị lưu trữ

Các vật tư văn phòng như thư mục lưu trữ , đĩa flash USB và ổ cứng ngoài giúp doanh nghiệp giữ mọi thứ ngăn nắp và tách biệt. Mặc dù công nghệ đang phát triển và các công ty đang hoạt động trực tuyến, công việc giấy tờ luôn là một phần của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Do đó, thư mục lưu trữ là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp muốn giữ các tệp của họ được tổ chức. Các hộp lưu trữ được dán nhãn cũng có thể giúp lưu trữ tài liệu .Lưu tài liệu vào đĩa flash USB là một cách tốt khác để giữ tài liệu được sắp xếp và an toàn. Khi lưu tài liệu vào đĩa USB, bạn chắc chắn rằng bạn đã sao lưu tài liệu gốc.

6. Thiết bị trình chiếu

Bảng trắng là một công cụ hoàn hảo để phác thảo sơ đồ tư duy hoặc chiến lược. Đó cũng là một cách tuyệt vời để chỉ viết ra một vài lời nhắc để giúp bạn theo dõi. Họ phù hợp nhất trong văn phòng tư nhân và phòng hội nghị. Một công cụ cộng tác khác rất cần thiết trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào là bảng thông báo. Những thứ này phù hợp nhất trong phòng nghỉ của một công ty. Mục đích của hội đồng này chủ yếu là để thông báo cho nhân viên về tình trạng hiện tại và cập nhật cho họ về các nhiệm vụ hàng ngày.

7. Đồ dùng nhà bếp

Ngày nay, tại các tòa nhà làm việc hay thậm chí là văn phỏng vừa và nhỏ, máy pha cà phê được xem là thiết bị văn phòng thiết yếu. Nhân viên khi làm việc cần được giữ nước và có sự hài lòng về thức ăn và đồ uống. Hãy sẵn sàng chuẩn bị các thiết bị văn phòng để cung cấp cho nhân viên của bạn cà phê và nước miễn phí giúp họ có động lực và hiệu quả.

Do đó, một máy lọc nước trong văn phòng của bạn là một ý tưởng tuyệt vời. Cung cấp cho nhân viên cà phê miễn phí có thể giúp họ tập trung tốt hơn.

Có một máy pha cà phê văn phòng có tác động tích cực đến văn hóa công ty và tinh thần làm việc của nhân viên.

Có lựa chọn hâm nóng thức ăn là cách khuyến khích nhân viên ở lại nơi làm việc để ăn trưa. Vì vậy, cung cấp dao kéo và các dụng cụ nhà bếp khác là phải.

Nên mua hay thuê thiết bị văn phòng?

Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều ngân sách để trang bị thiết bị văn phòng thì tốt nhất nên mua mới. Còn với ngân sách thấp, nên thuê những trang thiết bị có thể thuê với chi phí thấp đáng kể so với mua mới.