Máy in là vật dụng phổ biến tại bất kì văn phòng nào giúp phục vụ công việc in ấn tài liệu, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng máy in hiệu quả, tiện lợi rút ngắn thời gian sử dụng cho mỗi ngày làm việc.

Lập sẵn thông số in

Nếu phải thường xuyên xoay chiều giấy, đổi khổ và mức chất lượng, bạn hãy tạo bản sao trình điều khiển máy in tương ứng cho từng trường hợp. Để khi in, bạn chỉ cần chọn bộ thông số tương ứng từ trình đơn thả Printer trong hộp thoại Print.

Trong Windows XP, bạn nhấn Start.Control Panel.Printers and Other Hardware (trong chế độ xem Category của XP). Printers and Faxes, và nhấn đúp Add Printer. Trong 98, 2000, hay Me, bạn nhấn Start.Settings.Printers , và nhấn đúp Add Printer. Thực hiện tuần tự các thao tác theo hướng dẫn của trình wizard, chọn máy in và thiết lập thông số cần thiết. Khi được yêu cầu đặt tên trình điều khiển, bạn nên chọn tên gợi nhớ như Deskjet-draft, portrait, legal.meo in nhanh2. Bật tắt đúng. Bạn nên tắt máy in phun bằng công tắc trên máy, không nên tắt từ bộ lưu điện hoặc thiết bị bảo vệ nguồn khác. Điều này cho phép máy in hoàn tất thao tác chùi và khóa đầu in trước khi tắt.

Vệ sinh máy

Bụi, chất bẩn, vụn giấy có thể khiến máy in hư hỏng. Bạn nên trang bị sẵn bình khí nén cầm tay và trùm máy bằng một bộ áo nhựa khi không dùng đến.

Để vệ sinh đầu in, bạn chạy chương trình vệ sinh đầu in đi kèm. Nếu chương trình không chạy, bạn có thể nhúng đầu in vào nước ấm rồi lau khô nhẹ bằng vải mềm, không xơ. Cuối cùng, bạn dùng vải tẩm cồn để lau đầu in nhưng lưu ý đừng để dung dịch vấy lên các bộ phận khác.

Chọn bản mới nhất

Tải và cài đặt trình điều khiển mới nhất từ website của nhà sản xuất. Máy in của bạn hoạt động nhanh hơn, nhiều tính năng mới và ít trục trặc hơn trước.

Kết nối nhanh

Nếu máy in có sẵn cổng song song thì bạn nên dùng loại cáp máy in tương thích chuẩn IEEE 1284 (loại cáp bán sẵn rẻ tiền có thể không tương thích IEEE 1284). Tiếp theo, bạn kích hoạt chế độ ECP hoặc EPP trong chương trình Setup của PC; mặc định những tính năng này bị tắt. Cả hai chế độ đều có khả năng tăng cường thông lượng dữ liệu qua cổng song song. Để vào chương trình Setup của PC, bạn hãy gõ phím được nhắc trên màn hình lúc cửa sổ Windows chưa xuất hiện.

Dùng đúng giấy

Hầu hết máy in phun đều dùng được loại giấy chuẩn và thường kẹt giấy khi gặp loại giấy nặng hơn. Ngoài ra, loại giấy hút mực mạnh còn khiến ảnh bị mờ hoặc nhạt màu. Bạn nên dùng thử nhiều loại giấy theo khuyến cáo của nhà sản xuất để tìm lọai giấy thích hợp nhất.

Tránh kẹt giấy

Trước khi xếp giấy vào khay, bạn nên vỗ nhẹ xấp giấy lên một mặt phẳng để các cạnh giấy đều nhau và không nên xếp lẫn nhiều loại giấy có trọng lượng khác nhau. Ngoài ra, bạn nên cất giấy vào nơi khô ráo khi gặp thời tiết ẩm.

Bảo quản khi ít dùng

Nếu không dùng máy thường xuyên, bạn nên in trang thử máy (test page) mỗi tuần một lần. Nếu có máy in màu nhưng hầu như chỉ in trắng đen, bạn cũng nên in màu tuần/lần. Khi đổi đầu in màu với đầu in đen, bạn nên cất hộp mực trong hộp bảo vệ của nhà sản xuất hoặc trong túi kín.

Hồng Hạnh (Tổng hợp)