Máy fax ngày nay ít được sử dụng hơn so với khoảng 20 năm về trước, nhưng nó vẫn là một trong những công cụ không thể thiểu trong các công ty, ngân hàng. Do không còn phổ biến nên việc sử dụng không phải ai cũng thông thạo.

1. Máy fax hoạt động như thế nào?

Máy fax là một kỹ thuật điện tử giúp gửi bản sao tài liệu đến một máy khác thông qua mạng điện thoại. Khi bạn đặt tài liệu vào máy và quay số, máy nơi bạn gửi đến sẽ in ra một bản sao (fax) của tài liệu với tốc độ gần như ngay lập tức.

Máy không hoạt động trực tiếp qua internet mà được thực hiện thông qua đường truyền điện thoại. Ngoài ra, một số dịch vụ hiện đại cho phép gửi và nhận fax qua trình duyệt web, email, sử dụng internet để kết nối với mạng điện thoại để gửi và nhận truyền.

2. Cách sử dụng máy fax

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các vật liệu cần thiết

Một yêu cầu không thể thiếu để sử dụng máy fax là đường dây điện thoại cố định để làm việc. Nếu bạn muốn sử dụng máy qua một đường dây điện thoại có kèm internet, bạn cần chuẩn bị thêm một modem fax. Modem fax sẽ được cài đặt với máy tính để bàn hoặc laptop của bạn.

Bước 2: Kết nối nguồn và điện thoại

Tiếp theo, bạn cần cắm dây cắm của máy fax vào ổ điện cũng như cắm giắc điện thoại vào máy.

Đây là một bước quan trọng mà nhiều người dùng thường mắc lỗi khá phổ biến. Nếu có 2 cổng fax, một cổng đường dây vào sẽ được kết nối với đầu cắm điện thoại trên tường, một cổng dây điện thoại ra của máy sẽ được nối với các thiết bị bổ sung khác.

Kiểm tra kết nối điện thoại để đảm bảo bạn kết nối đúng. Nếu bạn nghe thấy tiếng ồn khi nhấc điện thoại của fax giống như với điện thoại cố định thông thường, thì bạn đã kết nối thành công. Nếu chưa, bạn hãy thử đổi vị trí các giắc cắm xem có được không.

Bước 3: Nạp giấy vào máy

Bước tiếp theo bạn cần làm là nạp giấy và mực vào máy fax. Có hai loại giấy, bao gồm giấy giống như giấy in văn bản thông thường và giấy dạng cuộn.

Để nạp giấy in thông thường, sẽ có một khe trên máy để bạn đưa giấy vào. Việc giấy được đưa vào mặt nào trên, mặt nào dưới thường không quan trọng. Nếu bạn sử dụng giấy đã in một mặt, để máy in chính xác, bạn cần in kiểm tra xem mặt nào được in.

Để nạp giấy ở dạng cuộn, hầu hết sẽ có một đòn bẩy hoặc nút mở bên trong máy, giúp chèn cuộn giấy vào bên trong nó.

Mực in cũng được nạp vào nếu bạn dùng máy fax in bằng laser. Còn trong trường hợp sử dụng máy fax nhiệt (nạp giấy ở dạng cuộn) thì sẽ không cần nạp mực in. Khi thay thế hộp mực, bạn chỉ cần mở máy, tháo hộp mực cũ và lắp hộp mực mới vào.

Bước 4: Cài đặt cấu hình

Mỗi máy có cách tùy chọn và tính năng khác nhau có thể cần được thiết lập nếu như khi mua hàng nhân viên chưa chỉnh giúp bạn.

Phần lớn máy fax có chế độ nhận fax thủ công hoặc tự động. Hầu hết các máy đều được cài mặc định là nhận tự động. Ở chế độ nhận fax thủ công, để nhận tin nhắn, bạn cần có mặt ở máy khi điện thoại đổ chuông và ấn nút để trả lời. Nếu bạn không trả lời fax, nó sẽ chuyển qua máy trả lời hoặc không nhận. Ở chế độ tự động, bạn sẽ nhận được fax sau một số lần đổ chuông.

Kết nối, cài đặt và sử dụng máy fax

Cài đặt trang xác nhận: trang xác nhận là trang được in ra khi máy fax nhận được fax. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của máy, bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này. Thông thường, tính năng này sẽ được bật khi công ty của bạn cần các bằng chứng quan trọng về mặt pháp lý.

Đặt tiêu đề fax: Dòng văn bản này thường xuất hiện trên đỉnh của máy, bao gồm một dòng người gửi, cũng như số fax được gửi từ đó. Máy sẽ không thể tự động xác định thông tin này, mà cần phải được nhập bằng tay.

Bước 5: Kiểm tra

Sau khi thiết lập máy, bạn cần kiểm tra hệ thống để đảm bảo máy fax hoạt động trơn tru. Dưới đây là hai đặc điểm bạn cần kiểm tra máy:

Kiểm tra xem fax có hoạt động không: Gọi số fax xem fax có nhận được không

Gửi fax kiểm tra: gửi fax cho bạn bè và nhờ họ fax lại cho bạn để kiểm tra cả bên gửi và bên nhận.

3. Các vấn đề thường gặp

Với chia sẻ của công ty Hưng Phúc Khang photocopy (chuyên phân phối, cho thuê thiết bị văn phòng: máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in các loại…) thì khi sử dụng máy cần lưu ý những vấn để dưới đây bạn chắc chắn sẽ gặp phảu, lưu ý góp về nhé

– Hiện tượng nhảy dòng:

Khi nhận fax, nếu có hiện tượng nhảy dòng đột ngột giữa trang, có nghĩa là máy fax của bạn hoặc của bên gửi có vấn đề. Nếu tài liệu thỉnh thoảng xuống trang ở các vị trí khác nhau thì có khả năng máy ở đầu gửi đi có bụi bẩn bám dính.

Còn nếu hiện tượng nhảy dòng xuất hiện ở cùng vị trí trên tất cả bản fax thì đó là do máy của bạn bị bám bụi. Bạn cần vệ sinh máy theo hướng dẫn sử dụng hoặc đơn giản là lau chùi bằng một miếng vải mềm.

– Cắm nhầm cổng kết nối

Một vấn đề phổ biến khác là việc cắm nhầm đường dây điện thoại vào sai vị trí trên máy. Bạn cần kiểm tra máy để đảm bảo máy đã hoạt động bình thường. Nếu máy vẫn chưa hoạt động, bạn cần kiểm tra cổng kết nối và cắm lại giắc.

Hy vọng với thông tin trên đã giúp bạn nắm được hướng dẫn sử dụng máy fax. Chúc bạn thành công và đơn giản hóa công việc cùng với fax.