Với nhiều tính năng được tích hợp, vừa dễ dàng sử dụng vừa tiết kiệm thời gian in ấn, máy in đa năng là một lựa chọn yêu thích trong các văn phòng công ty, tiệm photocopy và cả những người làm in ấn chuyên nghiệp. Để lựa chọn một chiếc máy in đa năng phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình, hãy cùng tìm hiểu những thông tin quan trọng trong bài viết dưới đây.

1. Máy in đa năng là gì?

Máy in đa năng ngoài chức năng là in thông thường ra, còn được tích hợp thêm các chức năng khác: scan, photo hoặc làm nhiều tính năng khác tùy thuộc vào nhà sản xuất.

Dựa vào nguyên lý hoạt động, máy in đa năng có thể chia thành 2 loại:

Máy in laser: Hoạt động dựa trên nguyên lý dùng tia laser chiếu lên một trống từ. Trống từ sẽ quay qua ống mực có tính chất từ, mực sẽ được hút vào ống. Sau đó sẽ được truyền qua trống mực, bám vào giấy và mực được sấy khô rồi xuất ra ngoài.

Máy in phun: Hoạt động trên dựa trên nguyên lý phun mực thông qua ống nhỏ vào giấy in. Khi nhận được lệnh, máy sẽ tự động xử lý màu và phun ra những hạt mực màu rất nhỏ với tốc độ lớn. Mực bám vào vật liệu in để cho ra bản in sắc nét và rõ ràng.

Nếu dựa vào chức năng để phân chia có các dòng máy in đa năng sau:

Máy in đa năng 3 chức năng: bao gồm có 3 chức năng trong 1 máy: in, copy, scan

Máy in đa năng 4 chức năng: bao gồm có 4 chức năng trong 1 máy: in, copy, fax, scan

2. Ưu & Nhược điểm khi sử dụng máy in đa năng

Ưu điểm của máy in đa năng

Đúng như tên gọi, máy in đa năng được tích hợp nhiều tính năng như in màu / trắng đen, scan, fax,… cực kỳ hữu dụng đối với công việc văn phòng, thiết kế,…

Dễ dàng di dời và giúp tiết kiệm không gian. Đây có thể nói là giải pháp tối ưu cho những văn phòng vừa và nhỏ.

Những máy in đa năng có tốc độ in cao sẽ giúp nâng cao năng suất của những văn phòng có số lượng ít nhân viên.

Máy in đa năng dễ sử dụng với bộ điều khiển trực quan, chi phí thay mực in định kỳ cũng không quá cao, dao động từ 80.000 VND cho 1 lần sử dụng khoảng 2000 tờ giấy.

Máy in đa năng đáp ứng được nhu cầu in ấn, photo, scan cơ bản

Nhược điểm của máy in đa năng

Hầu hết các máy in đa năng ít khi có một chức năng nào hoạt động xuất sắc. Tất cả chức năng chỉ hoạt động ở mức tương đương nhau, vì đã tích hợp nhiều chức năng vào một thiết bị. Chưa kể đến việc sẽ vô cùng lãng phí nếu bạn không sử dụng hết các chức năng.

Nếu công việc cần làm đòi hỏi độ nét cao với chức năng scan, bạn nên mua một máy scan riêng biệt. Vì máy in đa năng không thể hoàn thành được việc này một cách hoàn hảo.

Hộp mực nhanh hết dẫn đến tần suất đổ mực cao, sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ máy.

3. Tiêu chí lựa chọn máy in đa năng

3.1. Nhu cầu sử dụng máy in đa năng

Việc lựa chọn máy in đa năng phù hợp với nhu cầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.

Khi nhu cầu của bạn chủ yếu là in ấn hình ảnh, bạn nên chọn một chiếc máy in có khả năng kết nối các nguồn ảnh linh hoạt: in từ thẻ nhớ, máy quay, slide, máy ảnh, …

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy in đa năng dùng trong văn phòng, bạn cần quan tâm đến chất lượng bản in văn bản hoặc máy in đó hỗ trợ tốt các tính năng văn phòng như scan tài liệu, khay nạp giấy tự động, gửi fax hiện đại.

3.2. Không gian đặt máy in đa năng

Khi quyết định mua máy in đa năng, bạn cần đo đạc chính xác không gian mà bạn định đặt máy rồi sau đó tham khảo kích thước từ nhà sản xuất để có được đánh giá chính xác nhất. Điều này giúp bạn xác định được kích thước của máy in phù hợp với diện tích đặt máy in, giúp việc lau chùi, bảo dưỡng định kỳ dễ dàng và thuận lợi.

3.3. Khả năng kết nối

Khi chọn máy in đa năng để sử dụng, một trong những tiêu chí bạn phải xem xét là khả năng kết nối của máy in.

Ngoài cổng USB là cổng kết nối gần như bắt buộc, số cổng kết nối trên các máy in đa năng ngày càng nhiều. Bao gồm cả các cổng Ethernet. Do đó, khả năng sử dụng máy in linh hoạt hơn rất nhiều.

Nhiều mẫu máy in đa năng hiện đại cũng được trang bị cả kết nối Wifi. Ngay cả khi không có tính năng này, chỉ cần có một điểm truy cập không dây trên cùng hệ thống mạng. Bạn vẫn có thể in không dây trên bất cứ máy in nào trên hệ thống mạng đó. Dù bản thân máy in có kết nối không dây hay không, chỉ cần có cổng Ethernet là đủ.

Máy in đa năng hỗ trợ Wifi Direct có thể kết nối trực tiếp với tất cả các thiết bị hỗ trợ Wifi. Ngay cả khi thiết bị cầm tay / máy tính của bạn không được hỗ trợ Wifi Direct. Ngoài ra, một số máy in đa năng có thể kết nối và in từ các thiết bị di động thông qua “giao tiếp trường gần” (NFC).

4. Lưu ý khi mua máy in đa năng

Để chọn mua máy in đa năng phù hợp, bạn nên tham khảo các tiêu chí sau đây:

Mua máy in đa năng phục vụ nhu cầu nào?

In phun hay in laser?

Máy in không dây hay có dây?

Đặc điểm hộp mực dễ tháo lắp hay không và chi phí mực in

Kích thước của máy in đa năng

Khả năng xử lý các loại giấy của máy

Máy in trắng đen hay in màu?

Chi phí đầu tư ban đầu

Thương hiệu, thông số kỹ thuật