Máy in văn phòng của bạn nên là một công cụ hiệu quả. Trong hầu hết các doanh nghiệp, chúng cần thiết cho việc vận hành hiệu quả và trơn tru. Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ nào, máy in hoặc máy photocopy của bạn được sử dụng với mức độ hiệu quả khác nhau. Dưới đây là 4 thủ thuật để làm cho máy in văn phòng của bạn hoạt động hết công suất.

Những lưu ý để máy in của bạn hoạt động tốt hơn

Bố trí máy in ở vị trí phù hợp

Vị trí không chỉ quan trọng với bất động sản mà còn quan trọng với bất cứ thứ gì. Hãy suy nghĩ về những người sẽ tận dụng tối đa máy in văn phòng của bạn. Lưu ý rằng đây có thể không phải là người in nhiều nhất - nếu bạn có người cần quét tài liệu thường xuyên, họ có thể dành nhiều thời gian với máy in hơn bất kỳ ai khác.

Nếu số lượng máy in của bạn được tối ưu hóa cho số lượng người dùng phù hợp, vị trí sẽ dễ dàng hơn để định cấu hình. Ví dụ, nếu bạn không có số lượng máy in phù hợp với yêu cầu văn phòng của mình, vị trí sẽ trở nên khó khăn. Bạn có thể phải thỏa hiệp và quyết định tầng nào hoặc cuối văn phòng để đặt thiết bị. Điều này có thể thiếu hiệu quả ở hai cấp độ - sử dụng máy in không phù hợp và sử dụng thời gian của nhân viên không hiệu quả (vì cho dù bạn đặt máy in ở đâu, vị trí của nó cũng sẽ không hiệu quả).

Ngoài ra, hãy xem xét tiếng ồn mà máy in có thể tạo ra (hoặc có thể được tạo ra xung quanh máy in, tức là xáo trộn giấy, trò chuyện, v.v.). Nếu có thể, hãy đặt máy in của bạn ra khỏi không gian làm việc chính để tránh gián đoạn và mất tập trung.

Cài đặt máy in ở chế độ mặc định

Không có gì giết thời gian thường xuyên hơn nhu cầu lập trình lại cài đặt máy in hoặc máy tính của bạn mỗi khi bạn muốn sử dụng nó. Khi bạn thiết lập máy in máy photocopy văn phòng, hãy xem xét những nhiệm vụ bạn sẽ sử dụng nó thường xuyên. Ví dụ: nếu bạn định quét email, bạn nên thiết lập các địa chỉ email chính để nhân viên của bạn không phải nhập nó mỗi lần.

Nếu bạn đang cố gắng cắt giảm chi phí in ấn, hãy lập trình máy in của bạn mặc định thành in hai mặt trong khi chỉ in trắng đen thay vì in màu. Để tăng năng suất, yêu cầu mỗi máy trạm của nhân viên đặt máy in phù hợp làm mặc định, vì vậy họ không phải ghi đè thủ công mỗi lần họ chọn in tài liệu.

Hãy nhớ rằng không đủ để chọn mặc định trong giai đoạn thiết lập ban đầu. Nếu bạn nhận thấy rằng nhân viên của bạn đã bắt đầu sử dụng một chức năng mới một cách thường xuyên, bạn cũng nên thay đổi mặc định của mình để phù hợp với những chức năng đó. Ví dụ: bạn có thể liên tục thêm địa chỉ email cho những người thường xuyên quét tài liệu.

Sử dụng mực in chất lượng tốt

Một số doanh nghiệp cố gắng cắt giảm chi phí bằng cách mua hộp mực máy in rẻ tiền, chất lượng kém. Thật không may, điều này gây ra hai vấn đề. Vấn đề rõ ràng nhất là giảm chất lượng in. Hình ảnh và văn bản có thể có các cạnh mờ và bạn có thể thấy bị nhòe trong các tình huống nhất định. Vấn đề thứ hai là mực giá rẻ không tồn tại lâu như mực chất lượng. Không chỉ bạn sẽ mua thêm hộp mực, máy in của bạn cũng sẽ có nhiều thời gian chết hơn vì những hộp mực đó cần phải được thay thế.

Hộp mực chất lượng từ nhà cung cấp dịch vụ in uy tín sẽ đảm bảo bạn có được những tài liệu sắc nét, chuyên nghiệp mỗi khi bạn sử dụng máy in laser tất cả trong một. Chúng cũng sẽ giảm thiểu thời gian chết và tăng hiệu quả chi phí.

Sử dụng máy in trong khoảng đề xuất của hãng

Khi bạn mua một máy in văn phòng, bạn hy vọng nó sẽ làm được nhiều hơn là in giấy. Tuy nhiên, ngoài việc quét tài liệu, hầu hết mọi người đều không nhận ra mức độ của các khả năng của máy in. Dành thời gian để làm quen với mọi thứ mà máy in của bạn có thể làm. Một số máy có thể sắp xếp và chủ yếu, giúp tiết kiệm thời gian hành chính. Những máy khác có một tính năng in an toàn ngăn chặn nhân viên vi phạm chính sách bảo mật. Nhiều công ty thấy có lợi khi chỉ định một nhà điều hành chính cho mỗi máy in, để đảm bảo sử dụng hiệu quả và là một tài nguyên cho các nhân viên khác.

Tìm hiểu về cách để máy in hoạt động tốt

Lưu ý những tính năng nào làm cho nhân viên của bạn làm việc hiệu quả và lưu ý những tính năng nào bị bỏ qua. Điều này sẽ giúp bạn xác định chức năng nào mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu để vận hành và do đó, chức năng nào bạn cần trong máy in của mình.

Có được đúng thiết bị cho công việc của mình thôi chưa đủ, bạn còn phải hiểu cách thức chúng hoạt động ra sao. Nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu máy in của mình, nó có thể mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn.

toannhan